Aandeelhoudersvergaderingen en het coronavirus

Op grond van de wet is er geen minimum vereiste aan het aantal personen dat aanwezig moet zijn bij een aandeelhoudersvergadering. In theorie is één persoon voldoende. Dat kan een aandeelhouder zijn of een gevolmachtigde.

De vergadering moet wel een voorzitter benoemen. Ook voor dat aspect staat de wet er niet aan in de weg dat dit diezelfde ene persoon kan zijn.

Relevant is echter om op grond van de statuten te beoordelen of er voor bijzondere vereisten gelden. Denk bijvoorbeeld aan voorschriften ten aanzien van aanwezigheid van A of B aandeelhouders. Regelmatig zien wij dat aandelen van het type A en B zijn uitgegeven om een bepaalde machtsverhouding te bewerkstelligen, bijvoorbeeld na een fusie. De statuten bepalen dan vaak dat beide type aandeelhouders aanwezig moeten zijn om tot geldige besluitvorming te komen. Andere mogelijke bijzondere bepalingen zijn bijvoorbeeld voorschriften ten aanzien de benoeming van de voorzitter of quorumvereisten voor bepaalde besluiten.

Op grond van de wet is het derhalve mogelijk een AvA te laten plaatsvinden waarbij slechts één aandeelhouder aanwezig is en waarbij de anderen een volmacht verlenen. Dat zal echter alleen een reële mogelijkheid zijn indien de inhoud van de vergadering weinig spannend is en meer een formaliteit betreft op basis van reeds bekende informatie.

De wet bepaalt voor de B.V. als uitgangspunt dat aandeelhouders in persoon – of een gemachtigde namens hen – aanwezig moeten zijn (art. 2:217 BW). Een volmacht mag per e-mail worden verleend (art. 2:217 lid 8 BW), maar ‘digitale’ aanwezigheid is geen wettelijk recht.

Ondanks dat digitale deelname aan een AvA geen wettelijk recht is, bepaalt de wet wel dat het mogelijk kan zijn. Vereist is dan dat de statuten dit expliciet toestaan (art, 2:227a BW). De statuten bevatten dan vaak de zinsnede dat ‘iedere aandeelhouder bevoegd is om door middel van een elektronisch communicatiemiddel aan de algemene vergadering deel te nemen’.

Als de statuten die mogelijkheid geven dan bevat de wet nog een aantal eisen waaraan moet worden voldaan. Niet alleen moet dit bij de oproeping al worden vermeld, maar ook moeten onder andere de digitaal aanwezige aandeelhouders worden geïdentificeerd en moeten zij live kunnen kennisnemen van de vergadering (artikel 2:227a lid 2 BW). Concreet betekent dit dat een AvA door middel van een conference call, Skype of Facetime dan mogelijk is.

Indien een dergelijke bepaling ontbreekt, dan biedt een statutenwijziging voor toekomstige vergaderingen een oplossing.

Met name wanneer de groep van aandeelhouders beperkt is en de inhoud van de vergadering bestaat uit formalisering van reeds feitelijk genomen besluiten, zoals enkel de goedkeuring van een al gedeelde jaarrekening, vindt in de praktijk besluitvorming buiten vergadering plaats. De wet geeft deze mogelijkheid in artikel 2:238 BW. Bij de oprichting van een vennootschap nemen notarissen deze verplichting vaak in soortgelijke bewoordingen op in de statuten.

Besluitvorming buiten een AvA kan alleen plaatsvinden als alle vergadergerechtigden met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd. Instemming kan op elektronische wijze en vereist dus niet alsnog een fysieke vergadering, tenzij de statuten anders bepalen.

Tot slot is van belang om de reguliere voorschriften ook bij besluitvorming buiten vergadering niet uit het oog te verliezen. Vergeet bijvoorbeeld niet de raadgevende stem die bestuurders bij bepaalde besluitvorming hebben.

Inmiddels klinkt vanuit het bedrijfsleven de roep om versoepeling van de (statutaire) regels omtrent een AvA. Momenteel werkt de wetgever aan aan noodwet om dit mogelijk te maken. Het bestuur en de raad van commissarissen krijgen dan de tijdelijke bevoegdheid om van de wet en de statuten af te wijken, zodat bijvoorbeeld alsnog virtuele aandeelhoudersvergaderingen kunnen worden georganiseerd. Zodra meer over de noodwet bekend is, zullen wij u daarover informeren via onze kennisblogs.

Heeft u vragen over aandeelhoudersvergaderingen en het coronavirus, neemt u dan contact op met Menno de Wijs en Tim de Vries