Vrijwel iedere organisatie heeft interne regels. Denk aan een gedragscode, verzuimprotocol, klachtenregeling, thuiswerkbeleid en regels over privacy en sociale media. Zulke regels geven werknemers duidelijkheid en helpen werkgevers om risico’s te beperken. Maar meer beleid is niet automatisch beter.
In de praktijk zien wij regelmatig organisaties met een flinke verzameling beleidsdocumenten. Sommige zijn jaren geleden opgesteld, andere later toegevoegd en weer andere regelen ongeveer hetzelfde onderwerp. Het gevolg? Werknemers weten niet meer welke regels gelden en werkgevers kunnen zichzelf onbedoeld vastzetten met hun eigen beleid.
Aan de andere kant kan te weinig beleid juist problemen opleveren. Want wat doe je als een werknemer ongewenst gedrag vertoont, vertrouwelijke informatie deelt of regels over sociale media overtreedt, terwijl nooit duidelijk is vastgelegd wat wel en niet is toegestaan?
De kunst is om de juiste balans te vinden. Maar hoeveel beleid heb je als werkgever eigenlijk nodig?
Niet iedere werkgever hoeft dezelfde beleidsdocumenten te hebben. Wel gelden er verschillende wettelijke verplichtingen waarmee werkgevers rekening moeten houden.
Zo dient iedere werkgever te beschikken over een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Ook is een werkgever verplicht beleid te voeren om psychosociale arbeidsbelasting (PSA), zoals werkdruk, pesten, discriminatie, seksuele intimidatie en agressie, te voorkomen of te beperken.
Daarnaast gelden onder meer verplichtingen op het gebied van arbeidsomstandigheden, arbeids- en rusttijden, ziekteverzuim en privacy. Afhankelijk van de omvang en aard van de organisatie kan ook een interne meldregeling voor klokkenluiders verplicht zijn.
Dat betekent overigens niet dat voor ieder onderwerp een afzonderlijk beleidsdocument nodig is. Verschillende onderwerpen kunnen prima in één regeling of personeelshandboek worden opgenomen. Het gaat er vooral om dat de werkgever aan zijn verplichtingen voldoet én dat voor werknemers duidelijk is welke regels gelden.
Naast wettelijke verplichtingen is het verstandig om te kijken naar de specifieke risico’s binnen de organisatie.
Een organisatie waarin veel thuis wordt gewerkt, heeft bijvoorbeeld andere regels nodig dan een productiebedrijf. En binnen een organisatie waar werknemers met vertrouwelijke informatie werken, kunnen duidelijke afspraken over informatiebeveiliging en sociale media extra belangrijk zijn.
Denk bijvoorbeeld aan:
De belangrijkste vraag is dus niet: welke beleidsdocumenten hebben andere werkgevers? Maar: welke regels hebben wij nodig om onze belangrijkste risico’s goed te beheersen?
Goed beleid bewijst zijn waarde vooral op het moment dat er iets gebeurt.
Stel dat een werknemer een filmpje van de werkvloer op sociale media plaatst waarop ook collega’s en bedrijfsinformatie zichtbaar zijn. Mag dat? En kan de werkgever de werknemer daarop aanspreken?
Dat wordt een stuk eenvoudiger wanneer vooraf duidelijk is vastgelegd welke regels gelden en werknemers daarvan op de hoogte zijn.
Hetzelfde geldt bij ongewenst gedrag. Een duidelijke gedragscode en klachtenregeling kunnen werknemers duidelijk maken waar grenzen liggen, waar zij met een melding terechtkunnen en hoe de werkgever daarmee omgaat.
Ook in arbeidsrechtelijke procedures kan dat van belang zijn. Bij de beoordeling van een waarschuwing, sanctie of ontslag kan bijvoorbeeld een rol spelen of de regels voldoende duidelijk waren, of de werknemer daarvan op de hoogte kon zijn en of de werkgever de regels consequent heeft toegepast.
Beleid moet dus niet alleen op papier goed klinken. Het moet in de praktijk bruikbaar zijn.
Meer regels betekenen niet automatisch meer grip. Soms gebeurt juist het tegenovergestelde.
Een veelvoorkomende valkuil is dat werkgevers zeer gedetailleerde procedures vastleggen. Bijvoorbeeld een klachtenregeling waarin precies staat welke stap binnen hoeveel werkdagen moet worden gezet.
Dat klinkt zorgvuldig, totdat zich een complexe melding van grensoverschrijdend gedrag voordoet en blijkt dat de voorgeschreven termijn onmogelijk haalbaar is.
Een werkgever kan zichzelf zo onbedoeld beperken met zijn eigen regels.
Formuleer beleid daarom duidelijk, maar houd voldoende ruimte voor maatwerk. Zeker bij klachten, integriteitskwesties en andere gevoelige situaties moet een werkgever zorgvuldig kunnen beoordelen welke aanpak in de specifieke situatie nodig is.
Beleid heeft onderhoud nodig.
In grotere organisaties zien wij regelmatig dat door de jaren heen nieuwe regelingen aan bestaande documenten zijn toegevoegd. Daardoor kan overlap ontstaan. Soms spreken verschillende documenten elkaar zelfs tegen.
Ook wet- en regelgeving en de organisatie zelf veranderen. Een regeling die vijf jaar geleden prima werkte, hoeft daarom nu niet meer passend te zijn.
Controleer beleid daarom periodiek. Kijk daarbij niet alleen of er iets ontbreekt, maar durf ook documenten samen te voegen of te schrappen.
Eén duidelijke en actuele regeling is vaak waardevoller dan drie documenten waarin ongeveer hetzelfde staat.
Nieuw beleid kan niet altijd zomaar worden ingevoerd of gewijzigd.
Bij verschillende regelingen kan de ondernemingsraad een instemmingsrecht (artikel 27 WOR) hebben. Dat kan bijvoorbeeld spelen bij regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim, personeelsopleiding en personeelsbeoordeling. Ook regelingen over het verwerken en beschermen van personeelsgegevens of systemen waarmee werknemers kunnen worden gevolgd, kunnen onder het instemmingsrecht vallen.
Controleer daarom vóór invoering of wijziging van beleid welke rol de ondernemingsraad heeft.
Let ook op bij het wijzigen van bestaand beleid. Het enkele feit dat iets in een personeelshandboek of beleidsdocument staat, betekent niet automatisch dat de werkgever de regeling eenzijdig kan wijzigen. Een regeling kan bijvoorbeeld onderdeel zijn geworden van de arbeidsvoorwaarden.
Wanneer heb jij voor het laatst kritisch naar alle beleidsdocumenten binnen jouw organisatie gekeken?
Deze zeven vragen geven een goede eerste indruk:
Kun je niet alle vragen met ‘ja’ beantwoorden? Dan is het tijd om het beleid eens kritisch tegen het licht te houden.
Een beperkt aantal duidelijke, actuele en goed toepasbare regels levert meestal meer op dan een digitaal doolhof aan documenten die nauwelijks iemand leest.
Goed beleid geeft werknemers duidelijkheid, helpt problemen te voorkomen en zorgt ervoor dat je als werkgever sterker staat wanneer zich toch een incident of geschil voordoet.
Heb je vragen over het opstellen, invoeren of wijzigen van beleid binnen jouw organisatie? Of vraag je je af of je jouw beleid wel op orde hebt, in het kader van wet- en regelgeving? Neem dan contact op met Renée Huijsmans-Zwijnenburg of Ymke Stam, advocaten Arbeidsrecht en Medezeggenschap.
Wil je elke maand een overzicht van updates en blogs in jouw mailbox? Klik dan hier om je in te schrijven voor de nieuwsbrief!
