Steeds meer organisaties herzien hun thuiswerkbeleid. Waar hybride werken de afgelopen jaren voor veel werknemers vanzelfsprekend is geworden, willen sommige werkgevers werknemers weer vaker op kantoor zien. Soms gaat het om één extra kantoordag per week. Soms om weer volledig op kantoor werken. Maar kan een werkgever dat zomaar besluiten? En wanneer moet de ondernemingsraad hierbij worden betrokken?
Die vraag speelde recent in de Caterpillar-zaak. De Clercq Advocaten Notariaat stond de OR in deze procedure bij. De kantonrechter oordeelde dat het bestaande thuiswerkbeleid niet zonder instemming van de OR mocht worden ingetrokken. Daarmee sluit deze uitspraak aan bij de eerdere Asus-zaak, waarin eveneens werd geoordeeld dat wijziging van thuiswerkbeleid onder het instemmingsrecht van de OR kan vallen.
De vraag of de OR instemmingsrecht heeft bij wijziging of afschaffing van thuiswerkbeleid kan op twee manieren aan de orde komen.
De eerste route is artikel 27 lid 1 sub d WOR. Op grond van die bepaling heeft de OR instemmingsrecht bij voorgenomen besluiten tot vaststelling, wijziging of intrekking van regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden. Een thuiswerkregeling gaat op het eerste gezicht over de plaats waar wordt gewerkt. Die plaats bepaalt echter ook de omstandigheden waaronder werknemers hun werk verrichten. Denk aan reistijd, werkdruk, concentratie, flexibiliteit en werk-privébalans.
In de Caterpillar-zaak overwoog de kantonrechter dat de arbeidsomstandigheden wezenlijk anders zijn wanneer werknemers één of meerdere dagen per week thuis kunnen werken dan wanneer zij de volledige werkweek op kantoor moeten werken. Een besluit om bestaand thuiswerkbeleid af te schaffen, kan daarom een wijziging van arbeidsomstandigheden opleveren. Ook de Asus-zaak laat zien dat wijziging van thuiswerkbeleid onder het instemmingsrecht van de OR kan vallen.
Dat betekent niet dat ieder besluit over thuiswerken automatisch instemmingsplichtig is. De inhoud van de regeling, de aard van de wijziging en de gevolgen voor werknemers blijven bepalend. Wel volgt uit deze uitspraken dat thuiswerkbeleid niet te snel moet worden gezien als alleen een praktische afspraak over kantoorbezetting.
De tweede route is de voorgeschiedenis. Is de OR eerder betrokken geweest bij de invoering van flexibel werken of thuiswerken? Is toen om instemming gevraagd? Of is thuiswerken vastgelegd in een personeelshandboek, thuiswerkregeling of individuele thuiswerkovereenkomst? Dan kan dat relevant zijn voor de vraag welke rol de OR heeft bij latere wijziging of intrekking.
In de Caterpillar-zaak speelde dit ook een rol. De OR was eerder om instemming gevraagd voor de invoering van flexibel werken, waarvan thuiswerken een belangrijk onderdeel was. De kantonrechter overwoog daarom dat de OR, ook als geen wettelijk instemmingsrecht zou bestaan, in ieder geval een bovenwettelijk instemmingsrecht had op grond van artikel 32 WOR.
Bij internationale concerns komt daar nog iets bij. Een wereldwijd return-to-office-beleid kan in Nederland niet zonder meer één-op-één worden ingevoerd, zonder de OR in Nederland te betrekken. Ook dan kan de vraag opkomen of de lokale bestuurder een besluit neemt of uitvoert, of een internationaal besluit aan de Nederlandse ondernemer kan worden toegerekend, of de buitenlandse concernleiding onder omstandigheden als mede-ondernemer moet worden aangemerkt. Heeft het beleid gevolgen voor werknemers in Nederland, dan moet worden beoordeeld of de Nederlandse OR daarbij een rol heeft.
1. Breng het bestaande beleid in kaart
Kijk eerst wat er precies geldt. Is er een thuiswerkregeling, personeelshandboek, hybride werkbeleid of individuele thuiswerkovereenkomst? En hoe wordt daar in de praktijk mee omgegaan?
2. Check of de OR eerder betrokken is geweest
Is bij de invoering van flexibel werken of thuiswerken eerder instemming gevraagd? Dan kan dat relevant zijn voor de vraag of de OR ook bij wijziging of intrekking instemmingsrecht heeft.
3. Beoordeel het besluit aan de hand van artikel 27 WOR
Gaat het alleen om praktische kantoorbezetting, of raakt het besluit ook aan arbeidsomstandigheden, arbeidstijden, privacy, personeelsbeoordeling of controle? Afhankelijk van de inhoud kunnen één of meerdere onderdelen van artikel 27 WOR in beeld komen.
4. Onderbouw de belangen aan beide kanten
De bestuurder doet er goed aan concreet te maken waarom wijziging nodig is. Algemene verwijzingen naar samenwerking, productiviteit of sociale cohesie zijn vaak onvoldoende als niet duidelijk wordt gemaakt welk probleem wordt opgelost en waarom deze maatregel daarvoor nodig is.
De OR doet er goed aan concreet te maken wat de gevolgen zijn voor werknemers. Denk aan werkdruk, reistijd, concentratie en werk-privébalans.
5. Let op de termijnen
Als een instemmingsplichtig besluit zonder instemming van de OR wordt genomen, kan de OR de nietigheid van dat besluit inroepen. De OR moet dat schriftelijk doen binnen één maand nadat het besluit aan de OR is meegedeeld of de OR op een andere manier van het besluit kennis heeft genomen.
Ook voor de bestuurder is timing van belang. Nadat de OR op een instemmingsverzoek heeft beslist, moet de bestuurder zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de OR meedelen welk besluit hij heeft genomen en met ingang van welke datum hij dat besluit wil uitvoeren.
6. Leg afspraken duidelijk vast
Als partijen afspraken maken over hybride werken, evaluatiemomenten, uitzonderingen of overgangsregelingen, leg die dan goed vast. Dat voorkomt discussie achteraf.
Tip! Zet thuiswerkbeleid en return-to-office-plannen tijdig op de overlegagenda. Hoe eerder bestuurder en OR met elkaar in gesprek gaan, hoe groter de kans op een zorgvuldig en werkbaar beleid.
Thuiswerken is voor veel organisaties geen tijdelijke coronamaatregel meer, maar onderdeel van de manier waarop het werk is georganiseerd. Een besluit om thuiswerken te beperken of af te schaffen, kan daarom verder gaan dan een praktische wijziging in de kantoorbezetting.
De uitspraken in de Asus-zaak en de Caterpillar-zaak laten zien dat bij zo’n besluit ook het instemmingsrecht van de OR in beeld kan komen. Dat geldt vooral als het thuiswerkbeleid raakt aan arbeidsomstandigheden of als de OR eerder bij de invoering van flexibel werken of thuiswerken is betrokken.
Het is daarom belangrijk om vooraf te beoordelen welke rol de OR heeft. Daarmee wordt voorkomen dat pas na aankondiging of invoering van het besluit discussie ontstaat over de vraag of instemming had moeten worden gevraagd.
Wil je meer weten over het instemmingsrecht bij het thuiswerkbeleid? Neem dan contact op met Liban Hadi, Advocaat Arbeid & Medezeggenschap, of Jan-Pieter Vos, Advocaat Arbeid & Medezeggenschap.
Wilt u elke maand een overzicht van juridische updates en blogs in uw mailbox ontvangen? Schrijf u dan in voor onze nieuwsbrief!
