Wie de afgelopen tijd de media heeft gevolgd, ziet dezelfde discussie steeds weer terugkomen: moeten medewerkers vaker naar kantoor komen? Daarbij valt regelmatig de term kamelenjacht. Werkgevers proberen te voorkomen dat de werkweek twee duidelijke ‘bulten’ krijgt, met drukke dinsdagen en donderdagen en vrijwel lege kantoren op de overige dagen.
De verleiding kan groot zijn om het aantal thuiswerkdagen terug te brengen, maar daarmee loop je het risico een symptoom aan te pakken zonder de onderliggende oorzaak op te lossen. Deze discussie speelt momenteel ook bij Booking.com waarover het Financieel Dagblad recent berichtte. Waar de onderneming meent dat meer aanwezigheid op kantoor bijdraagt aan samenwerking, teambuilding en productiviteit, stelt de OR dat onvoldoende is onderbouwd waarom medewerkers verplicht twee dagen per week op kantoor zouden moeten werken.
Veel organisaties richten zich direct op de vraag hoe zij medewerkers vaker naar kantoor kunnen krijgen. De achterliggende vraag is echter waarom medewerkers wegblijven.
Ontstaat het probleem werkelijk door thuiswerken? Of spelen er andere factoren? Denk aan onduidelijke afspraken over samenwerking, onvoldoende begeleiding van nieuwe collega's, gebrekkige kennisdeling, een onaantrekkelijke kantooromgeving of onduidelijkheid over verwachtingen en verantwoordelijkheden.
Juist hier kan de OR van meerwaarde zijn. De OR weet immers als geen ander wat er op de werkvloer speelt en kan signalen uit de organisatie helpen duiden. Daardoor ontstaat een beter beeld van de oorzaak van het probleem én van mogelijke oplossingen.
Sinds de coronapandemie hebben veel organisaties hun medewerkers de gelegenheid geboden om thuis te werken en hebben zij afspraken hierover in een thuiswerkregeling vastgelegd. Zo’n regeling is meestal niet alleen bedoeld om flexibel werken mogelijk te maken. Zij biedt ook duidelijkheid over de rechten en plichten van werkgever en werknemer en draagt bij aan gezonde en veilige arbeidsomstandigheden.
Wie het beleid wil aanpassen, doet er daarom goed aan eerst stil te staan bij het oorspronkelijke doel van de regeling. Een wijziging die vooral is gericht op een hogere kantoorbezetting kan ongewenste gevolgen hebben voor andere belangen die de regeling juist moest beschermen.
Kom je na die analyse toch tot de conclusie dat het thuiswerkbeleid moet worden gewijzigd of opnieuw moet worden vastgesteld? Controleer dan tijdig welke rol de OR daarbij speelt.
Een thuiswerkregeling kan onder het instemmingsrecht van de OR vallen. Uit recente rechtspraak blijkt dat een thuiswerkregeling kan kwalificeren als een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden. Daarnaast bevatten thuiswerkregelingen vaak onderwerpen als werktijden, privacy, informatiebeveiliging en monitoring. Ook die onderwerpen kunnen aanleiding geven tot een instemmingsrecht.
Controleer daarnaast altijd wat een eventueel toepasselijke cao over thuiswerken bepaalt. Is het onderwerp al inhoudelijk en uitputtend in de cao geregeld, dan ligt de invloed primair bij de cao-partijen en heeft de OR in beginsel geen instemmingsrecht. Bevat de cao daarentegen slechts algemene kaders of een delegatiebepaling die de nadere invulling aan de werkgever overlaat, dan kan voor die nadere regeling alsnog instemming van de OR vereist zijn. En kijk ook naar eerdere afspraken die met de OR zijn gemaakt. Zulke afspraken kunnen maken dat de OR een bovenwettelijk instemmingsrecht heeft.
Een kamelenjacht begint vaak met de vraag hoe je medewerkers vaker naar kantoor kunt laten komen. Wie het probleem wil oplossen, moet eerst begrijpen waarom zij er niet zijn. Door eerst het onderliggende probleem te onderzoeken en de OR tijdig te betrekken, vergroot je de kans dat de gekozen maatregel daadwerkelijk bijdraagt aan de oplossing. Verlies daarbij ook het oorspronkelijke doel van de regeling niet uit het oog. Hybride werken staat of valt uiteindelijk niet met meer regels, maar met goede afspraken en voldoende draagvlak.
Vragen over het wijzigen van uw thuiswerkbeleid en de rol van de OR? Neem contact op met Thomas Catersels, advocaat Arbeidsrecht en Medezeggenschap of Barbara van Dam-Keuken, juridisch medewerker Arbeid & Medezeggenschap.
Wilt u maandelijks een overzicht ontvangen van onze nieuwste juridische updates en blogartikelen? Schrijf u dan in voor onze nieuwsbrief.
