Vergoeding tenderkosten stap dichterbij (?)

Lees de Handreiking Tenderkostenvergoeding hier

In de handreiking wordt geconstateerd dat bij het meedingen naar een opdracht altijd (offerte-)kosten worden gemaakt. Dergelijke kosten behoeven in de regel niet door de aanbestedende dienst te worden vergoed. Sommige aanbestedingen brengen echter relatief veel kosten met zich mee. Dat is bijvoorbeeld vaak het geval als al bij de inschrijving een uitgewerkt ontwerp gevraagd wordt, zoals bijvoorbeeld bij aanbestedingen voor infrastructurele werken, architectendiensten en ICT projecten waarbij sprake is van uitwerking van ontwerpen of demo’s. In dergelijke gevallen, waarin de gevraagde inzet van een ondernemer groter is ten opzichte van de omvang van de opdracht en de kans om die te winnen, ligt het, aldus de Handreiking, meer in de rede dat een aanbestedende dienst wel een tenderkostenvergoeding biedt.

In de handreiking wordt geconstateerd dat bij het meedingen naar een opdracht altijd (offerte-)kosten worden gemaakt. Dergelijke kosten behoeven in de regel niet door de aanbestedende dienst te worden vergoed. Sommige aanbestedingen brengen echter relatief veel kosten met zich mee. Dat is bijvoorbeeld vaak het geval als al bij de inschrijving een uitgewerkt ontwerp gevraagd wordt, zoals bijvoorbeeld bij aanbestedingen voor infrastructurele werken, architectendiensten en ICT projecten waarbij sprake is van uitwerking van ontwerpen of demo’s. In dergelijke gevallen, waarin de gevraagde inzet van een ondernemer groter is ten opzichte van de omvang van de opdracht en de kans om die te winnen, ligt het, aldus de Handreiking, meer in de rede dat een aanbestedende dienst wel een tenderkostenvergoeding biedt.

De Aanbestedingswet (artikel 1.10) en de Gids Proportionaliteit (paragraaf 3.5.5. en paragraaf 3.8) kennen al bepalingen over tenderkosten. In de Aanbestedingswet is bepaald dat de aanbestedende dienst acht slaat op een vergoeding voor hoge kosten van een inschrijving. De Gids Proportionaliteit bepaalt dat het van belang is inschrijvingskosten niet onnodig te laten oplopen en ook niet door heel veel inschrijvers tegelijk te laten maken. “Wanneer het onvermijdelijk is dat er verhoudingsgewijs aanzienlijke kosten (denk aan visiepresentaties, maquettes en modellen, schetsen of (constructie-)doorberekening) per inschrijving gemaakt moeten worden, is het proportioneel een inschrijver daarvoor een vergoeding te geven.” Die bepalingen worden in de Handreiking uitgewerkt.

Voor het toekennen van een tenderkostenvergoeding zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd:

• Er worden geen kosten vergoed voor aanbestedingen op laagste prijs en voor EMVI-aanbestedingen waarin geen sprake is van een extreme maar van een normale inspanning, bijvoorbeeld op basis van een standaard bestek;
• er wordt alleen een tenderkostenvergoeding toegekend aan geldige inschrijvers, met uitzondering van de winnaar. Die wordt geacht de tenderkosten in zijn inschrijving te hebben opgenomen;
• bij openbare aanbestedingen kan een restrictie worden aangebracht op het aantal inschrijvers dat een tenderkostenvergoeding krijgt;
• niet alle kosten worden vergoed. De vergoeding is vooral bedoeld om tegemoet te komen in de gemaakte kosten voor het uitwerken van de kwaliteitscriteria en dekt daarmee niet alle kosten die ondernemers maken;
• indien sprake is van intrekking van een aanbesteding met een afgesproken tenderkostenvergoeding, is de sterke aanbeveling om evengoed de betreffende tenderkostenvergoeding te verstrekken als er is ingeschreven. De inspanning is immers wel gedaan door de inschrijvende partijen. Dit geldt eveneens bij intrekking van een aanbesteding, waarbij de inschrijvingen nog niet gedaan zijn, maar op basis van o.a. de timing verwacht kan worden dat er al een grote inspanning is verricht door inschrijvers.

Over de hoogte van de tenderkostenvergoeding doet de handreiking geen uitspraak, die is “situatie- en branche specifiek”. Voorgesteld wordt dat hiervoor wordt gekeken naar (1) de mate waarin aan inschrijvers een (bovengemiddelde) inspanning wordt gevraagd en (2) de waarde van de opdracht en de ingeschatte waarde van de benodigde inspanning (bijvoorbeeld het maken van het ontwerp). Hoe groter de opdracht des te meer inspanning mag er (absoluut gezien) verwacht worden van de markt, omdat de return on investment doorgaans groter is. De gevraagde inspanning dient in verhouding te staan tot de te behalen omzet.

Heeft u vragen over dit artikel, neemt u dan contact op met Per van der Kooi, Advocaat Vastgoed.