Steeds meer organisaties krijgen verzoeken van personen die inzage willen in gegevens. Maar niet elk inzageverzoek is hetzelfde. Afhankelijk van het type organisatie en de gegevens waar het om gaat, kan een verzoek op verschillende wetten zijn gebaseerd, elk met eigen regels, termijnen en weigeringsgronden. In deze blog bespreken wij drie varianten die wij vaak tegenkomen.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft iedere persoon het recht om bij een verwerkingsverantwoordelijke na te vragen of zijn persoonsgegevens worden verwerkt en, zo ja, om inzage te krijgen in die gegevens. Dit recht geldt ten aanzien van elke verwerkingsverantwoordelijke, ongeacht wat voor entiteit het is. Dat betekent dat zowel een webshop, als een zorginstelling als een supermarkt zich met een dergelijk verzoek geconfronteerd kan zien.
Bij een inzageverzoek krijgt de betrokkene niet alleen inzage in zijn persoonsgegevens, maar ook in onder meer het doel van de verwerking, de categorieën gegevens, de ontvangers en de bewaartermijn. U, als verwerkingsverantwoordelijke, bent verplicht een kopie van de persoonsgegevens te verstrekken. Dit betekent overigens niet automatisch dat inzage in hele bestanden moet worden gegeven. De reactietermijn is één maand na ontvangst van het verzoek, met een mogelijke verlenging van twee maanden bij complexe verzoeken.
Weigeren mag niet zomaar. Een verzoek mag worden geweigerd (of er mogen kosten voor in rekening worden gebracht) wanneer het kennelijk ongegrond of buitensporig is, bijvoorbeeld vanwege een repetitief karakter. De bewijslast hiervan ligt bij u, de verwerkingsverantwoordelijke. Daarnaast mag het inwilligen van het verzoek geen afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van anderen. Gegevens van derden kunnen onder omstandigheden worden geanonimiseerd of weggelaten.
Bent u een zorgverlener? Dan kunt u ook te maken krijgen met inzageverzoeken op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Op grond van artikel 7:456 BW heeft een patiënt recht op inzage in én een afschrift van de gegevens uit het dossier. De weigeringsgronden zijn beperkter dan onder de AVG: weigering is uitsluitend mogelijk voor zover dit noodzakelijk is ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander, bijvoorbeeld wanneer het dossier informatie bevat over familieleden of andere derden. Een algemene weigering wegens drukte, kosten of een buitensporig karakter bestaat onder de WGBO niet.
Bijzondere aandacht verdient de inzage in het medisch dossier na het overlijden van een patiënt, geregeld in artikel 7:458a BW. De wet kent hiervoor vier gronden.
Ten eerste kan inzage worden verstrekt aan een persoon ten aanzien van wie de patiënt bij leven schriftelijk of elektronisch toestemming heeft gegeven. Ten tweede hebben een nabestaande in de zin van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) of een wettelijk vertegenwoordiger van de patiënt recht op inzage indien deze persoon een incidentmelding heeft ontvangen op grond van de Wkkgz. Ten derde kan eenieder met een zwaarwegend belang inzage verzoeken, mits aannemelijk wordt gemaakt dat dit belang mogelijk wordt geschaad en dat inzage noodzakelijk is voor de behartiging daarvan. Ten vierde heeft degene die het gezag uitoefende over een patiënt die bij overlijden jonger was dan zestien jaar, recht op inzage, tenzij dit in strijd is met de zorg van een goed hulpverlener.
Wanneer u inzage weigert als er om inzage wordt verzocht op de derde grond en het verzoek is ingediend vanwege een vermoeden van een medische fout, kan de verzoeker op grond van artikel 7:458b BW verlangen dat een door hem aangewezen onafhankelijke arts de gegevens beoordeelt. Oordeelt die arts dat de weigering niet gerechtvaardigd is, dan moet u alsnog inzage verlenen.
Let wel. Op basis van alle gronden worden uitsluitend gegevens verstrekt die betrekking hebben op de specifieke grond waarvoor inzage wordt gevraagd. Inzage blijft in elk geval achterwege als de overleden patiënt die de leeftijd van twaalf jaar had bereikt en tot een redelijke waardering van zijn belangen in staat was, bij leven schriftelijk of elektronisch heeft vastgelegd dat hij inzage niet wenst, of als daardoor de privacy van een ander in het geding komt. Aangezien inzage aan anderen dan de (overleden) patiënt de geheimhoudingsplicht doorbreekt, dient u zeer terughoudend met dergelijke verzoeken om te gaan.
Werkt uw organisatie in de jeugdhulp? Dan is het inzagerecht geregeld in artikel 7.3.10 Jeugdwet, dat sterk lijkt op de WGBO-regeling. De jeugdhulpverlener verstrekt aan de betrokkene desgevraagd inzage in en afschrift van de gegevens uit het dossier. Let op. Een betrokkene is onder de Jeugdwet een ander begrip dan onder de AVG.
De weigeringsgrond voor het inzagerecht van de betrokkene zelf is dezelfde als onder de WGBO. Inzage wordt geweigerd voor zover dit noodzakelijk is ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.
Een bijzonderheid is de positie van ouders met gezag. Zo gelden bijvoorbeeld voor kinderen jonger dan twaalf jaar de verplichtingen van de jeugdhulpverlener jegens de betrokkene rechtstreeks ook jegens de gezaghebbende ouders of voogd.
Het correct identificeren van het type inzageverzoek is de eerste stap naar een juiste afhandeling. De weigeringsgronden lopen uiteen: onder de AVG ligt de lat voor weigering hoog en draagt u de bewijslast, terwijl de WGBO en de Jeugdwet weigering toelaten ter bescherming van de privacy van anderen. Bij inzage in het dossier van een overleden patiënt gelden bovendien bijzondere voorwaarden. Een verkeerde aanpak kan leiden tot klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tuchtrechtelijke procedures of civiele geschillen.
Weet u niet zeker met welk type verzoek u te maken heeft, hoe u hieraan gevolg moet geven of hoe u een weigering moet motiveren? Neem gerust contact op onze specialisten van IT, Privacy & Cybersecurity.
Wilt u maandelijks een overzicht ontvangen van onze nieuwste juridische updates en blogartikelen? Schrijf u dan in voor onze nieuwsbrief.
