Extra bevoegdheden voor de OR? En hoe leg je die goed vast?

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) bepaalt welke bevoegdheden een OR standaard heeft. Die bevoegdheden kunnen worden uitgebreid. Soms gebeurt dat in een cao of in een regeling voor overheidsinstanties. In dat geval geldt de uitbreiding sectorbreed. Maar vaak gaat het juist om afspraken binnen één organisatie. Die kunnen alleen via een duidelijke schriftelijke overeenkomst tussen OR en bestuurder worden vastgelegd. En daar gaat het soms mis. Wat is er precies afgesproken? En wat als partijen later verschillend terugkijken op die afspraken? Een recente uitspraak van de kantonrechter Den Haag laat zien waar het in de praktijk op aankomt.

Volgens artikel 32 lid 2 WOR kunnen OR en bestuurder schriftelijk afspreken dat de OR extra bevoegdheden krijgt bovenop de WOR. Denk aan ruimere advies- of instemmingsrechten of aanvullende werkafspraken over toepassing van de WOR. De bestuurder moet een kopie sturen naar de bedrijfscommissie, maar dit is geen voorwaarde voor de geldigheid van de overeenkomst.

Voor OR’en zijn vooral interessant:

• extra advies- of instemmingsrechten (art. 25 en 27 WOR);
• betere of ruimere informatievoorziening;
• extra faciliteiten zoals tijd, scholing en ondersteuning;
• verduidelijking van begrippen uit de WOR (wat is ‘belangrijk’ in deze organisatie);
• afspraken over primaire arbeidsvoorwaarden;
• werkafspraken over de samenwerking tussen OR en bestuurder.

De uitbreiding moet berusten op duidelijke afspraken tussen beide partijen. Als er achteraf twijfel ontstaat, kijkt de rechter naar wat partijen redelijkerwijs uit elkaars woorden en gedrag mochten begrijpen. Daarom is zorgvuldige vastlegging belangrijk.

Een contract is niet altijd nodig. Ook andere documenten kunnen gelden als schriftelijke overeenkomst, zoals:

• goedgekeurde notulen van een overlegvergadering
• een duidelijke adviesaanvraag of instemmingsverzoek waaruit een extra bevoegdheid blijkt. Daarbij geldt doorgaans: eens
• gegeven blijft gegeven, ook als het onderwerp achteraf niet advies- of instemmingsplichtig blijkt. 

In uitzonderlijke gevallen kan zelfs een mondelinge afspraak gelden als ondernemingsovereenkomst. Dat is alleen moeilijk te bewijzen, dus bij voorkeur maak je schriftelijke afspraken.

• Bovenwettelijk adviesrecht: dan gelden de regels van art. 25 lid 6 en art. 26 WOR, inclusief opschortingstermijn en gang naar de Ondernemingskamer.
• Bovenwettelijk instemmingsrecht: dan gelden art. 27 leden 5-6 en art. 7 lid 4 WOR. De OR kan nietigheid inroepen. De ondernemer kan vervangende toestemming vragen aan de kantonrechter.
• Onenigheid over het bestaan van een afspraak: dan biedt art. 36 WOR de algemene geschillenregeling via de kantonrechter.

De OR vond dat hij op basis van een lokale regeling (“de Handleiding”) een bovenwettelijk instemmingsrecht had bij het afschaffen van de maaltijdvergoeding. De rechter oordeelde dat niet vaststond dat partijen dit waren overeengekomen:

• De Handleiding was opgesteld in overleg met de toenmalige MR (nu COR) en niet met de OR. De OR kreeg daarin geen instemmingsrecht. De opsteller was niet bevoegd om dit soort afspraken met de OR te maken.
• Een e-mail uit 2013 waarin de OR “akkoord ging met publicatie” betrof geen overleg met de juiste overlegpartner en impliceerde geen instemmingsrecht.
• Het feit dat de ondernemer tweemaal niet reageerde op het inroepen van nietigheid door de OR maakt niet dat een instemmingsrecht is ontstaan. Ook latere gesprekken om tot overeenstemming te komen, vormen geen erkenning.

De OR moest bewijzen dat een extra instemmingsrecht daadwerkelijk was afgesproken, maar dat lukte dus niet.

Voor OR’en laat deze uitspraak zien dat extra bevoegdheden niet snel worden aangenomen. De rechter kijkt streng naar wat partijen concreet hebben afgesproken. Impliciete of vage afspraken zijn onvoldoende. Wie extra rechten wil, moet zorgen dat deze ondubbelzinnig zijn vastgelegd.

Willen OR en bestuurder extra bevoegdheden of duidelijke samenwerkingsafspraken maken, dan is het verstandig dit schriftelijk en precies vast te leggen. Dat voorkomt misverstanden en versterkt de positie van de OR als er later discussie ontstaat. Hulp nodig bij het opstellen of beoordelen van zulke afspraken? Wij denken graag mee.

Neem voor vragen contact op met Jan-Pieter Vos, Advocaat Arbeid & Medezeggenschap of Barbara van Dam-Keuken, Juridisch medewerker Arbeid & Medezeggenschap.

Wilt u elke maand een overzicht van updates en blogs in uw mailbox? Schrijf u dan in voor onze nieuwsbrief!