Hoe moet je een OR-advies schrijven? Een praktische gids

Een goed onderbouwd OR-advies is belangrijk. Daarmee kun je de belangen van medewerkers behartigen.

Een goed OR-advies:

• Dwingt de ondernemer tot betere besluitvorming
• Biedt een stevige juridische basis bij eventuele bezwaren
• Leidt regelmatig tot aanpassing van de besluiten 

In deze praktische gids lees je hoe je in vijf heldere stappen een overtuigend OR-advies opstelt met echte impact.

Begin je advies met een heldere beschrijving van het doorlopen proces. Dit toont aan dat je advies zorgvuldig tot stand is gekomen en versterkt je positie.

Belangrijke elementen om te benoemen:

• De aanleiding voor de adviesaanvraag
• Ontvangen en bestudeerde documentatie
• Gevoerde overleggen met de ondernemer en anderen
• Jouw ervaring als OR tijdens het proces: was de samenwerking constructief? Kwam de informatie snel door?
• Communicatie over planning van het adviestraject (op hoofdlijnen).

Door transparant te zijn over het voortraject, creëer je een stevige basis voor je inhoudelijke argumenten. Bovendien maakt het duidelijk op welke informatie de OR zich heeft gebaseerd. Dit beschermt je positie als later nieuwe informatie opduikt die tot een ander advies zou hebben geleid.

Een beknopte samenvatting van het besluit voorkomt misverstanden en interpretatieverschillen. Dit is geen verplichting, maar het kan helpen in de communicatie, bijvoorbeeld naar de achterban.

Praktische aanpak:

• Geef een heldere samenvatting zonder de volledige adviesaanvraag te herhalen
• Beschrijf hoe de OR het besluit heeft geïnterpreteerd
• Benoem de belangrijkste overwegingen van de ondernemer

Voorbeeld:

"De ondernemer wil per 1 juli 2025 afdeling X reorganiseren vanwege dalende inkomsten, noodzakelijke kostenbesparing en efficiëntere werkprocessen. Deze reorganisatie raakt 25 medewerkers, waarvan 10 boventallig worden. Herplaatsingsmogelijkheden zijn beperkt. Het sociaal plan bestaat uit de volgende maatregelen voor werknemers: […]

Door het besluit helder te formuleren, kun je hier in je argumentatie naar terugverwijzen. Neem ook de belangrijkste onderbouwing van de ondernemer mee, vooral die punten waar je later in je advies op wilt reageren.

Bij deze stap formuleer je duidelijk je standpunt als OR, dat je vervolgens onderbouwt met goede argumenten. De overtuigingskracht van je OR-advies staat of valt met deze onderbouwing. Hoe specifieker je argumenten, hoe sterker je positie. Op basis van je argumenten kun je komen tot voorwaarden en/of aanbevelingen.

Structuur

Een mooie structuur voor je onderbouwing is:

• Algemene opmerkingen (over achtergrond en beweegredenen)
• Specifieke opmerkingen (op specifieke onderdelen)
• Gevolgen voorgenomen besluit (bijvoorbeeld financieel, organisatorisch, personeel) 
• Te treffen maatregelen (reactie op sociale paragraaf, herplaatsingsplan etc.)
• Tussenconclusie
• Voorwaarden en aanbevelingen (zie stap 4)
• Advies (zie stap 5)

Voorbeelden van aandachtspunten voor je onderbouwing:

1. Algemeen

• Is duidelijk wat het probleem ligt? Is dit gebaseerd op een degelijke analyse?
• Lost het besluit het probleem op? Waaruit blijkt dat?

2. Financiële impact

• Weegt de kostenbesparing op tegen de nadelen?
• Zijn er goedkopere alternatieven onderzocht?

3. Mogelijke alternatieven

• Welke andere oplossingen zijn er met minder impact op de werknemers?

4. Risico's en onzekerheden

• Welke gevolgen zijn mogelijk onvoldoende in kaart gebracht?
• Wat zijn de langetermijneffecten van het besluit?

5. Gevolgen voor medewerkers

• Impact op werkgelegenheid, werkdruk en functie-inhoud
• Effecten op werkplezier en medewerkerstevredenheid

6. Bedrijfscultuur en werksfeer

• Invloed op samenwerking en motivatie
• Mogelijke effecten op het personeelsverloop
   

Praktijktip: Onderbouw je argumenten met feitelijke gegevens zoals interne onderzoeken, benchmarks en concrete cijfers. Neem alle argumenten op. Een ondernemer zal een afwijkend besluit dan goed moeten onderbouwen. Recente rechtspraak maakt nog eens duidelijk dat ondernemers concreet moeten aantonen hoe zij alle relevante belangen hebben afgewogen. Gebruik dit in je voordeel.

Een strategisch OR-advies bevat vaak concrete voorwaarden en aanbevelingen. Hiermee vergroot je je invloed en beperk je mogelijke negatieve effecten. Formuleer ze SMART.

Voorwaarden versus aanbevelingen:

• Voorwaarden: harde eisen die de ondernemer moet accepteren of beter motiveren waarom niet
• Aanbevelingen: constructieve suggesties voor verbetering

Voorbeelden van SMART-voorwaarden:

• Er vinden geen gedwongen ontslagen wegens bedrijfseconomische redenen plaats binnen 12 maanden na implementatie van de reorganisatie.
• De huidige arbeidsvoorwaarden van het personeel, inclusief alle secundaire voorwaarden, blijven na de fusie ongewijzigd tot minimaal 1 januari 2027, althans mogen niet worden verslechterd.
• Binnen zes weken na besluitvorming wordt een onafhankelijk onderzoek gestart naar de werkdruk, uitgevoerd door een onafhankelijke deskundige. Binnen drie maanden na de start van het onderzoek worden de resultaten gerapporteerd.
• Vóór 1 mei 2025 wordt een sociaal plan opgesteld waarin voor elke boventallige medewerker een scholingsbudget van €3.000 exclusief btw per persoon wordt vastgelegd.

Wat als de ondernemer voorwaarden afwijst? Als de ondernemer je voorwaarden afwijst, heb je nog een maand om te besluiten welke stappen je wilt ondernemen. De ondernemer mag geen uitvoeringshandelingen verrichten.

Je uiteindelijke advies moet duidelijk zijn. Je hebt verschillende adviesvormen, bijvoorbeeld:

• Positief advies - Je stemt in met het voorgenomen besluit.
• Negatief advies - Je wijst het besluit af.
• Positief advies met voorwaarden (Ja, mits) - Je gaat akkoord onder specifieke voorwaarden.
• Negatief advies, tenzij… - Je adviseert het besluit niet te nemen, tenzij aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
• Advies zonder waarde-oordeel - Je geeft inhoudelijk advies zonder expliciet ja of nee te zeggen.

Er is geen algemene regel over welke vorm wanneer het beste is. De keuze hangt af van de specifieke omstandigheden, de verhoudingen met de ondernemer en de achterban en je strategische doelen als OR.

Belangrijke aandachtspunten:

• Formuleer je standpunt helder en concreet
• Vermijd vage formuleringen zoals "We adviseren terughoudendheid"
• Vraag expliciet om een schriftelijke reactie van de ondernemer
• Bij voorwaarden en/of aanbevelingen: vraag om een schriftelijke bevestiging dat de ondernemer de voorwaarden en/of aanbevelingen zal opvolgen.
• Wijs de ondernemer op de wettelijke opschortingstermijn van één maand bij een afwijkend besluit. Tijdens die periode mag de ondernemer geen uitvoeringshandelingen verrichten.

Een effectief OR-advies volgt een duidelijke structuur en is strategisch opgebouwd:

• Start met een heldere beschrijving van het proces
• Vat het voorgenomen besluit kernachtig samen
• Onderbouw je standpunt met concrete argumenten
• Formuleer duidelijke voorwaarden en aanbevelingen
• Sluit af met een duidelijk advies 

Door deze stappen zorgvuldig te doorlopen, creëer je een OR-advies dat invloed heeft en serieus genomen wordt. En mocht de ondernemer je advies negeren, dan biedt een goed onderbouwd advies een solide basis voor juridische vervolgstappen.

Wil je hulp bij het opstellen van een OR-advies? Ons WOR-team staat graag voor je klaar! 

We bieden bijvoorbeeld:

• Begeleiding bij adviestrajecten
• Ondersteuning bij het schrijven van je OR-advies
• Review van je conceptadvies met concrete verbeterpunten 
• Juridische check op haalbaarheid van je voorwaarden
• Advies voor maximale invloed, zowel juridisch als strategisch

Heb je vragen? Bel of mail dan gerust Jan-Pieter Vos, j.vos@declercq.com, 06-41595504.

Wil je elke maand een overzicht van updates en blogs in jouw mailbox? Klik dan hier om je in te schrijven voor de nieuwsbrief!