In deze rubriek stellen we elke maand een collega aan u voor. Deze maand is het de beurt aan Ria Duindam, management assistant binnen team Vastgoed & Overheid. Benieuwd naar haar verhaal en wat haar drijft? Lees dan snel verder!
Kun je jezelf kort voorstellen en vertellen wat je rol is binnen het team?
Mijn naam is Ria Duindam. Al heel mijn leven woon ik in Noordwijkerhout. Ik ben getrouwd en heb twee studerende kinderen. Op donderdag en vrijdag werk als management assistente voor het team Vastgoed en Overheid bij De Clercq Advocaten Notariaat.
Binnen het team verricht ik zoveel mogelijk hand- en spandiensten voor alle zeven advocaten van ons team Vastgoed en Overheid.
Hoe lang werk je al bij De Clercq Advocaten en wat heeft je gemotiveerd om als secretaresse in de juridische sector te gaan (en blijven) werken? Wat zijn enkele aspecten van je werk die je het meest aanspreken?
Bijna 25 jaar geleden ben ik begonnen als secretaresse bij De Groen en Van Lint Advocaten. Twee jaar geleden is dat kantoor samengegaan met De Clercq Advocaten. Sindsdien werk ik als management assistente bij het team Vastgoed en Overheid. De diversiteit van de zaken waaraan gewerkt wordt maakt dat mijn werk gevarieerd en interessant is.
Wat maakt het werken binnen dit team zo interessant voor jou?
Binnen het team Vastgoed en Overheid is er een grote variatie van cliënten en van zaken. Er komen steeds andere aspecten aan bod. Dat zorgt voor afwisseling in de werkzaamheden en maakt het werk in dit team erg leuk.
Hoe ziet jouw samenwerking met advocaten binnen de afdeling eruit en hoe ondersteun je hen in hun werk?
Samen met mijn collega’s ondersteun ik de zeven advocaten zoveel mogelijk in diverse secretariële taken, zoals het opslaan, scannen en uitprinten van ontvangen en uitgaande stukken, het aanmaken en archiveren van dossiers, het begeleiden van het facturatieproces, etc.. Ook werk ik nog regelmatig dictaten uit voor een enkele advocaat. De termijnen voor de diverse zaken door ons genoteerd en de lay-out van uitgaande stukken wordt gecontroleerd en waar nodig bijgewerkt en bijlagen toegevoegd.
Kun je een moment van succes delen waar je trots op bent in je werk bij De Clercq Advocaten?
Als ondersteuner probeer je in bepaalde zaken wel eens mee te denken in de aanpak van een zaak. Als een suggestie nuttig blijkt in de behandeling van de zaak geeft dat uiteraard voldoening en motivatie om mee te blijven denken.
Hoe zorg je ervoor dat de dagelijkse workflow soepel verloopt en dat deadlines worden gehaald? Hoe draag je bij aan het bieden van uitstekende service aan cliënten binnen jouw afdeling? Welke tools of technieken gebruik je om efficiënt te blijven in je werk?
Om de dagelijkse workflow goed te laten verlopen worden de zaken die voor die dag van belang zijn met de advocaat besproken. Zo mogelijk worden de stukken al zoveel mogelijk voorbereid voor verzending en wordt er middels reminders op gelet dat de advocaat ook de benodigde stukken op tijd aanlevert. De cliënt wordt zoveel mogelijk van de stand van zaken op de hoogte gehouden middels het doorsturen van stukken en correspondentie.
Wat is het belangrijkste advies dat je zou geven aan iemand die overweegt om als secretaresse in de juridische sector te werken.
Het is voor een secretaresse in de juridische sector belangrijk om nauwkeurig en efficiënt te werken. Een belangrijk aspect is ook een goede termijnbewaking in de diverse procedures. Ook een goede beheersing van de Nederlandse taal is belangrijk. Goede beheersing van de Engelse taal is in de huidige tijd zeker een pré. Digitale vaardigheid is absoluut noodzakelijk.
Wat zijn enkele van je interesses buiten je werk om en hoe vind je een balans tussen werk en ontspanning?
Omdat ik slechts twee dagen per week werk heb ik een heel goede balans tussen werk en ontspanning. Ik werk graag ik onze (groente-)tuin en ik kijk graag naar kookprogramma’s, naar aanleiding waarvan ik regelmatig ook zelf in de keuken experimenteer.
Wat vind je het leukste aan je werk als management assistent bij De Clercq Advocaten Notariaat?
Werken bij De Clercq Advocaten Notariaat is erg interessant, met leuke en aardige collega’s in een informele sfeer.