OR: Hoe zit het ook alweer met het informatierecht?

Uitgangspunt is dat de ondernemer verplicht is desgevraagd de OR tijdig alle inlichtingen en gegevens te verstrekken die hij voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. Het is daarbij niet aan de ondernemer maar aan de OR om te bepalen welke informatie hij nodig heeft. De OR kan echter niet zomaar alle informatie opvragen bij de ondernemer. Hij moet in zijn informatieverzoek concreet aangeven voor welke aangelegenheid hij de informatie nodig heeft. Met name in advies- en instemmingstrajecten zal de ondernemer een (schriftelijk) gemotiveerd informatieverzoek niet naast zich neer kunnen leggen.

In tegenstelling tot het actieve informatierecht is de ondernemer verplicht bepaalde informatie uit zichzelf aan de ondernemingsraad te verstrekken. Veel ondernemers en ondernemingsraden zijn zich niet bewust van de reikwijdte van het informatierecht. Ook merken wij dat veel ondernemers met name financiële informatie niet verstrekken omdat zij menen dat sprake is van ofwel vertrouwelijk informatie of informatie waarvan zij menen dat de ondernemingsraad die niet nodig heeft of daar niets van heeft te vinden. Dit is een misvatting.

Vaste rechtspraak is dat  de zorgplicht om het medezeggenschapstraject te bewaken eerst en vooral op de bestuurder rust. Dit betekent onder meer dat de bestuurder de OR op een heldere en adequate wijze zo volledig mogelijk moet informeren. De ondernemer mag zich niet achter de geheimhouding verschuilen om gevoelige informatie niet aan de ondernemingsraad te verstrekken. Doet hij dat toch, dan kan dit er in een eventuele procedure bij de Ondernemingskamer toe leiden dat de rechter oordeelt dat de ondernemer bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid tot zijn besluit heeft kunnen komen met als uiterste consequentie dat de ondernemer het besluit moet intrekken en de gevolgen daarvan ongedaan moet maken. Illustratief is in dit verband de zogenaamde ‘NCRV- KRO beschikking’ uit 2014, waarin de rechter oordeelde dat “de ondernemer primair verantwoordelijk is voor het goede verloop van het medezeggenschapstraject tijdens de gefaseerde besluitvorming”. In deze beschikking stelt de rechter een aantal eisen die moeten worden gesteld aan gefaseerde medezeggenschap en verstrekking van informatie aan de ondernemingsraad.  Interessant is hier ook de meer recente ‘Uniface beschikking’ waarin de rechter onder meer oordeelde dat “verweersters te kort zijn geschoten in hun zorgplicht ten aanzien van een goed verloop van het adviestraject, onder andere omdat zij ontoereikende informatie aan de ondernemingsraad hebben verstrekt (…)”. Uit beide uitspraken blijkt het belang van het informatierecht en de grote gevolgen van schending daarvan door de bestuurder.

Tip: Maak afspraken!

Omdat het enerzijds begrijpelijk is dat de bestuurder ten aanzien van (concurrentie) gevoelige informatie huiverig is om deze met de OR te delen, maar het aan de andere kant wel van belang is dat de OR over die informatie kan beschikken en overleg met zijn achterban moet kunnen plegen is het verstandig dat bestuurder en OR afspraken maken over het onderling delen van informatie en de communicatie richting de achterban. Zo kunnen afspraken worden gemaakt over:

• welke informatie precies onder de geheimhouding geldt
• de duur van de geheimhouding
• de reikwijdte van de geheimhouding
• de voorwaarden waaronder de geheimhoudingsverplichting (gedeeltelijk) kan worden opgeheven

De OR moet zich ten aanzien van het informatierecht dan ook niet te bescheiden opstellen. Juist nu, in tijden waarin veel organisaties het als gevolg van de corona-crisis lastig hebben is het belangrijk dat de OR weet hoe de organisatie ervoor staat. Om die reden hier nog even de meest in het oog springende onderwerpen waar het passieve informatierecht op ziet op een rijtje.

• De statuten.
• De naam en woonplaats van de bestuurders en van de belangrijkste overige leidinggevende personen, de wijze waarop de bevoegdheden tussen deze personen zijn verdeeld.
• Als de ondernemer een rechtspersoon is: Naam en woonplaats van de commissarissen of de bestuursleden.
• Als de ondernemer deel uitmaakt van een groep: de ondernemers uit die groep en de zeggenschapsverhouding waardoor zij onderling zijn verbonden.
• De ondernemers of instellingen met wie de ondernemer duurzame betrekkingen onderhoudt die van wezenlijk belang zijn voor het voortbestaan van de onderneming.

• Gegevens over omzetontwikkeling, kosten, resultaten, marktontwikkelingen en concurrentiepositie. Deze gegevens mogen mondeling worden verstrekt.
• De (geconsolideerde) jaarrekening en het jaarverslag.
• De verwachtingen (beleidsvoornemens, investeringen etc.) van de ondernemer ten aanzien van de werkzaamheden en resultaten van de onderneming met name met betrekking tot adviesplichtige onderwerpen in de zin van art. 25 WOR.
• Het meerjarenplan, de begroting.

• Het sociale jaarverslag
• Informatie over de inzet van uitzendkrachten en het toekomstige beleid daarover

• Dit artikel gaat niet over de hoogte van de beloning van de bestuurder maar over de hoogte en inhoud van de arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten aanzien van de verschillende groepen van werknemers, het bestuur en de toezichthouders.

Wanneer deze bepalingen goed worden nageleefd kan de OR ervoor zorgen dat hij tijdig wordt geïnformeerd en aangehaakt als het gaat over advies- dan wel instemmingsplichtige zaken en dat hij inhoudelijk goed kan adviseren.  Dat is juist ook in het belang van de bestuurder, zeker als hij snel moet schakelen. Het is immers jammer als kostbare tijd verloren gaat aan het overbruggen van een informatieachterstand bij de OR.

Wij wijzen onze cliënten er dan ook op om juist nu alert te zijn op signalen die wijzen op de volgende kwesties:

• Fusies, overnames, outsourcing, insourcing
• Reorganisaties
• Beëindiging/inkrimping van de werkzaamheden
• Aangaan van een duurzame samenwerking
• Het aantrekken van een belangrijk krediet
• Het treffen van milieumaatregelen
• Beleid ten aanzien van thuiswerken
• Wijziging van arbeidsvoorwaarden
• Beleid ten aanzien van vaccinaties
• Beleid ten aanzien van diversiteit
• etc.

Spelen dergelijke kwesties binnen uw organisatie, dan helpen wij uw OR graag om bij de bestuurder aan tafel te komen en een goede strategie te bepalen.

Barbara van Dam-Keuken paralegal Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen