Vakantie in 2023: vooral veel administratie!

In het NS-arrest oordeelde de Hoge Raad dat (cao-)partijen geen lager vakantieloon mogen afspreken voor bovenwettelijke vakantiedagen. Dat betekent dat bijvoorbeeld onregelmatigheidstoeslagen onderdeel zijn van het loon over zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen.

• Ga na: wordt voor bovenwettelijke vakantiedagen hetzelfde loon betaald als voor wettelijke vakantiedagen?

Misschien nog wel belangrijker is dat de Hoge Raad, eveneens in het NS-arrest, overwoog wanneer een vrijetijdsaanspraak geldt als vakantie. Belangrijk, want vaak wijken regelingen rondom adv-dagen en PLB- en LFB-uren af van de vakantiewetgeving. Bijvoorbeeld omdat deze dagen sneller vervallen, of niet worden uitbetaald bij einde van het dienstverband. Maar kwalificeren zij als vakantie, dan mag dat dus niet.

Volgens de Hoge Raad geldt een vrijetijdsaanspraak als vakantie als deze op het moment van toekenning “bedoeld is om de werknemer in verband met zijn werkbelasting gelegenheid te bieden voor rust en ontspanning”. Adv-regelingen die inmiddels vooral gelden als ‘extra vrij’, of PLB- en LFB-uren die vooral zo worden ingezet, kunnen dus kwalificeren als vakantie met alle gevolgen van dien!

• Ga na: zijn de verlofregelingen in onze onderneming niet eigenlijk verkapte vakantieregelingen? Moeten wij deze regelingen aanpassen?

Een paar jaar geleden wees het Hof van Justitie een belangrijk arrest over het verval van vakantiedagen. De wet bepaalde al dat wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na afloop van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Bovendien moet de werknemer in staat zijn geweest vakantie op te nemen. Maar de rechtspraak stelt extra eisen, die niet in de wet zijn terug te vinden:

• Een werkgever moet er concreet en in alle transparantie voor zorgen dat een werknemer zijn vakantie kan opnemen. Zo nodig moet hij hem aansporen deze vakantie op te nemen.
• Bovendien moet de werkgever de werknemer informeren – op precieze wijze en tijdig – dat de niet-opgenomen vakantie aan het einde van de vervaltermijn vervalt.

Leeft een werkgever deze (extra) verplichtingen niet na, dan kan hij zich niet beroepen op de vervaltermijn, en zelfs niet op de verjaringstermijn van vijf jaren.

Een advocatenkantoor ondervond hoe dit in de papieren kan lopen. Omdat dit kantoor jarenlang nooit aan de extra verplichtingen uit de rechtspraak had voldaan, moest het bijna EUR 63.000,- betalen voor 186,5 niet-genoten vakantiedagen van één werknemer. Daar kwam nog wettelijke rente en verhoging bij. Niet zomaar een verplichting dus, maar één met grote gevolgen!

• Actiepunt: Aanzeggingen moeten tijdig plaatsvinden. Bespreek met elke werknemer (bv. tijdens het beoordelingsgesprek) hoeveel vakantiedagen hij nog heeft en wanneer hij deze verwacht op te nemen.
• Bevestig vervolgens schriftelijk om hoeveel dagen het gaat en wanneer deze vervallen. Hoe eerder, hoe beter: de werknemer moet namelijk wel een reële mogelijkheid hebben om deze op te nemen. Doe dit liever in januari dan in april!

Eind 2023 deed de Hoge Raad wederom uitspraak over een belangrijk onderwerp: vakantie tijdens ziekte. Hieruit blijkt het volgende:

• Een zieke werknemer hóeft niet op vakantie, maar mag dat wel.
• Werknemers zonder re-integratieverplichtingen kunnen geen vakantie nemen (althans dat kan niet ten koste gaan van het saldo).
• Voor werknemers die wél kunnen re-integreren geldt: wettelijke vakantiedagen waarop een werknemer tijdens een vastgestelde vakantie ziek is, gaan alleen ten koste van het saldo als de werknemer “uitdrukkelijk en gericht” met dat afschrijven instemt. Dat een werknemer op vakantie gaat, betekent niet automatisch dat hij daarmee instemt!
• Voor bovenwettelijke vakantiedagen kunnen partijen vooraf in de arbeidsovereenkomst (of in een cao) afspreken dat deze dagen van het saldo afgaan. Daarbij maakt het dan weer niet uit of de werknemer wel of niet kan re-integreren. Deze mogelijkheid is wel beperkt tot het aantal bovenwettelijke dagen waarop de werknemer in dat jaar recht heeft. Verrekenen kan dus niet met ‘oude’ bovenwettelijke dagen.
• Is zo’n afspraak vooraf niet gemaakt, dan geldt ook voor bovenwettelijke dagen dat de werknemer “uitdrukkelijk en gericht” met het afschrijven van vakantiedagen van het saldo moet instemmen.

Dit is een discutabel arrest, dat bovendien tot extra vragen leidt. Zo weten we niet hoe het zit als de vakantie al vaststaat, maar de werknemer vervolgens ziek wordt, nog steeds weg wil, maar weigert dat deze dagen worden afgeschreven. Mag een werkgever deze vakantie dan alsnog weigeren?

Hoe dan ook, we weten één ding zeker: een zieke werknemer moet toestemming geven voor afschrijving van het vakantiesaldo!

• Ga na: zijn er zieke werknemers met vakantieplannen? Laat hen schriftelijk bevestigen dat zij ermee akkoord zijn dat de vakantiedagen van hun saldo worden afgeschreven!

Vanzelfsprekend helpen de specialisten uit ons team Arbeid & Medezeggenschap u bij vragen graag op weg. Neem dus gerust contact met ons op.

Eén ding is duidelijk: voor HR is er ook in 2024 genoeg werk aan de winkel. En hopelijk daarna een verdiende vakantie!