Hoe stel ik een verwerkingsregister op?

Lees de eerdere blog hier

De wet schrijft niet voor hóe u het register moet vormgeven. U kunt hiervoor een speciaal ontwikkelde tool aanschaffen. U kunt ook eenvoudigweg een Excel bestand maken.

In tegenstelling tot de vorm van een verwerkingsregister, worden er wel eisen gesteld aan de inhoud. Deze wettelijke eisen zijn te vinden in artikel 30 lid 1 AVG. In dit artikel wordt onderscheid gemaakt tussen de verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke en de verplichtingen van de verwerker. Dit betekent dat u allereerst zullen moeten (laten) vaststellen of u verwerkingsverantwoordelijke of verwerker bent. Deze vraag is overigens niet altijd even eenvoudig te beantwoorden.

In dit blog zal allereerst worden ingegaan op de gegevens die de verwerkingsverantwoordelijke verplicht op dient te nemen in het verwerkingsregister. Op grond van artikel 30 lid 1 AVG dient de verantwoordelijke kort gezegd alle volgende gegevens op te nemen:

1. de naam en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en eventuele gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, en, in voorkomend geval, van de vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke en van de functionaris voor gegevensbescherming;
2. de verwerkingsdoeleinden;
3. een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de categorieën van persoonsgegevens;
4. de categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, onder meer ontvangers in derde landen of internationale organisaties;
5. indien van toepassing, doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, met inbegrip van de vermelding van dat derde land of die internationale organisatie en de documenten inzake de passende waarborgen;
6. indien mogelijk, de beoogde termijnen waarbinnen de verschillende categorieën van gegevens moeten worden gewist;
7. indien mogelijk, een algemene beschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Wilt u advies over de toepassing van bovenstaand artikel op uw concrete situatie? Bent u verwerkingsverantwoordelijke of verwerker? Wat dient u precies onder “een derde land” of “verwerkingsdoeleinden” te verstaan? En hoe zit het met bewaartermijnen? Neem dan contact op met Natascha van Duuren, n.vanduuren@declercq.com of 06-54983766.