Op grond van de AVG heeft de werkgever als verwerkingsverantwoordelijke onder meer de verplichting om werknemers tijdig informatie te verschaffen over de verwerking van diens persoonsgegevens. Deze informatieplicht bestaat ook al in de Wbp, maar wordt in de AVG aanzienlijk uitgebreid. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft daarnaast vanaf 25 mei 2018 de bevoegdheid om boetes tot 20 miljoen euro (!) op te leggen als niet aan deze informatieplicht wordt voldaan.
De informatie aan de werknemer moet in “beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal” worden verstrekt. Het doel hiervan is dat werknemers zich er beter van bewust worden dat hun persoonsgegevens worden verwerkt, waarom, door wie en welke rechten zij hebben ten aanzien van de verwerking.
Om aan deze actieve informatieplicht te kunnen voldoen zal een werkgever de werknemer een algemene informatiebrief - voorafgaand aan het dienstverband - toe moeten sturen. In deze brief dient ten minste de volgende informatie te worden opgenomen:
Kortom, de informatieplicht is omvangrijk en het achterwege laten van deze informatie is binnenkort geen optie meer. Wij raden u aan nu al aan de slag te gaan met het inzichtelijk maken van de verwerkingen van persoonsgegevens van uw werknemers en het opstellen van een algemene informatiebrief. Wij helpen u hier graag bij.
Heeft u vragen over dit artikel, neemt u dan contact op met ons team IT, Privacy & Cybersecurity.