Maatschappelijke betrokkenheid: vergeet de medezeggenschap niet!

In ons recente blog “Duurzaamheid, maatschappelijke betrokkenheid en goed bestuur, Ondernemingsraad pak je rol!” hebben wij gesignaleerd dat maatschappelijke kwesties, al dan niet  als gevolg van Europese wetgeving, een steeds grotere invloed hebben op de bedrijfsvoering. Dat is een goede zaak, als dat maar op een zorgvuldige wijze geschiedt. Daarom is het van belang hier tijdig de medezeggenschap bij te betrekken. Het is echter de vraag op welke wijze en hoever die betrokkenheid moet gaan. Een stappenplan kan dit proces in goede banen leiden.

Omdat de WOR het wettelijk kader voor het vormgeven van de medezeggenschap biedt, gaan wij in dit stappenplan in op de WOR. Wij realiseren ons dat delen van het onderwijs zijn uitgezonderd van de WOR en dat op de medezeggenschap in de zorgsector de Wmcz 2018 van toepassing is. De kern van dit stappenplan, die ziet op het belang van het tijdig delen van informatie en het voeren van overleg, waarbij niet standpunten maar belangen centraal staan, is van toepassing op alle medezeggenschapsorganen bij welke organisatie dan ook.

1. Informatieverstrekking en overleg
Zijn er signalen vanuit de samenleving dan wel vanuit de organisatie zelf dat er kritiek bestaat op de bedrijfsvoering, dan is het zaak eerst helder te krijgen wat er precies aan de hand is. De OR kan daarbij gebruikmaken van zijn vergaand informatierecht, waarbij het uitgangspunt is dat het de OR is die bepaalt welke informatie hij redelijkerwijs nodig heeft voor de vervulling van zijn taak. Tijdens het overleg tussen de bestuurder en de medezeggenschap kunnen hierover informatie en belangen worden uitgewisseld. De medezeggenschap fungeert aldus als de voelsprieten binnen de organisatie, weet als geen ander wat er speelt en wat de betrokkenen belangrijk vinden. Daarnaast heeft de medezeggenschap ook oog voor de belangen van de organisatie als geheel.
 

Tip: Nodig voor een overleg over maatschappelijke kwesties ook een vertegenwoordiging vanuit het toezichthoudend orgaan uit. Juist ten aanzien van dergelijke onderwerpen is het van belang gezamenlijk te spreken over de visie en de koers van de organisatie. Dat geeft het eindverantwoordelijk bestuur ook meer draagvlak bij het komen tot een vrijwel altijd omstreden beslissing om samenwerkingen aan te gaan of te verbreken.

Daarnaast is de bestuurder op grond van de WOR verplicht om in het halfjaarlijkse artikel 24-overleg de OR te informeren over de advies- en instemmingsplichtige besluiten die hij het komende halfjaar op de planning heeft staan. Tegelijkertijd moeten er dan vast afspraken worden gemaakt over wanneer en op welke wijze de OR betrokken wordt bij de besluitvorming. Ook over de communicatie intern en extern kunnen dan alvast afspraken worden gemaakt.

2. Een initiatiefvoorstel (art. 23 lid 3 WOR)
Naar aanleiding van maatschappelijke sentimenten of signalen vanuit de eigen organisatie ten aanzien van de bedrijfsvoering kan de OR een goed onderbouwd ‘initiatiefvoorstel’ indienen. De ondernemer moet dit initiatiefvoorstel serieus behandelen en bespreken in een overlegvergadering. Hij hoeft het voorstel niet over te nemen, maar hij moet zijn besluit of hij het voorstel van de OR overneemt wel schriftelijk goed motiveren. Ook dat vergroot de dialoog tussen bestuur en de medewerkers van de organisatie.

3. Een adviesrecht over de inhuur van een externe deskundige (art. 25 lid 1 sub n WOR)
Alvorens te besluiten de koers te wijzigen en bijvoorbeeld een eventuele samenwerking te verbreken, kan de ondernemer zich over de mogelijke gevolgen en risico’s daarvan door een externe partij laten adviseren. De OR heeft in dat geval een adviesrecht ten aanzien van het verstrekken en formuleren van een dergelijke adviesopdracht.

Tip: Dit adviesrecht is met name van belang omdat de medezeggenschap zo in een vroeg stadium bij de besluitvorming kan worden betrokken. De medezeggenschap kan dan ook al meedenken over eventuele alternatieve scenario’s.

4. Een besluit tot het aanbrengen van een belangrijke wijziging in of het verbreken van duurzame samenwerking (art. 25 lid 1 sub b WOR)
Of en wanneer sprake is van een duurzame samenwerking, hangt af van de omstandigheden van het geval. Daarbij moet sprake zijn van een onderlinge samenwerking, voor langere tijd met betrekking tot bepaalde activiteiten die van ingrijpende betekenis zijn voor de onderneming. De volgende aspecten spelen daarbij een rol: 

• De aard en duur van de samenwerking;
• De juridische vorm van de samenwerking;
• De beweegredenen en de voorziene gevolgen op de langere termijn.
• De reputatie van de organisatie kan daarbij ook een grote rol spelen. Om te kunnen bepalen of sprake is van een ‘duurzame samenwerking’ zal de OR dus veel informatie moeten opvragen.

5. Let op de buitenlandclausule!
Zowel ten aanzien van het adviesrecht dat ziet op de inhuur van de externe deskundige (art. 25 lid 1 sub n WOR) als het wijzigingen of verbreken van een duurzame samenwerking (art. 25 lid 1 sub b WOR) geldt een uitzondering: de zogenaamde ‘buitenlandclausule’. Die houdt in dat géén sprake is van een adviesrecht als de andere onderneming in het buitenland is of wordt gevestigd én redelijkerwijs niet te verwachten is dat het voorgenomen besluit zal leiden tot een besluit dat ziet op: 

De beëindiging van de eigen onderneming of een belangrijk onderdeel daarvan (art. 25 lid 1 sub c WOR);
Beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel daarvan (art. 25 lid 1 sub d WOR);
Een belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming (art. 25 lid 1 sub e WOR);
Een wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent (art. 25 lid 1 sub f WOR).
In verschillende van deze bepalingen is het begrip ‘belangrijk’ opgenomen. Wat onder een belangrijke wijziging moet worden verstaan is onder meer afhankelijk van:

• Het gewicht van het besluit voor de onderneming;
• De vraag of het besluit de kernactiviteiten van de onderneming betreft;
• De vraag of het besluit ‘belangrijk’ is ten opzichte van de omvang en de aard van de activiteiten van de onderneming in zijn geheel;
• Het aantal werknemers voor wie het besluit ingrijpende gevolgen heeft;
• En natuurlijk de specifieke omstandigheden van het geval.
• Om te kunnen bepalen of de buitenlandclausule van toepassing is, geldt ook hier dat de OR over veel informatie moet beschikken.

Tip: Om de rol van de OR ten aanzien van een besluit tot het aanbrengen van een belangrijke wijziging in of het verbreken van duurzame samenwerking te kunnen bepalen, is het van belang dat OR en bestuurder hierover al in een vroeg stadium met elkaar informatie delen en met elkaar van gedachten wisselen. Ook als een OR formeel geen adviesrecht toekomt, is het van belang maatschappelijke kwesties en de impact daarvan op de organisatie in alle openheid met elkaar te bespreken. Het gedeelde belang is immers de continuïteit van de organisatie. Zeker in tijden van personeelskrapte, is het van belang een aantrekkelijke werkgever te zijn. Dat betekent tegenwoordig niet meer alleen het bieden van een goed salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden, maar ook het uitdragen van maatschappelijke betrokkenheid.

Juist als het gaat om besluitvorming die is ingegeven door (publicitair gevoelige) maatschappelijke kwesties, en partijen vanuit hun andere verantwoordelijkheden andere belangen vertegenwoordigen, is het van belang de medezeggenschap serieus te nemen en samen op te trekken om draagvlak te creëren voor de besluitvorming en als één organisatie naar buiten op te treden. Dat leidt tot minder onrust en beter afgewogen besluiten en meer en betere communicatie, die de betrokkenheid en het begrip voor elkaar vergroten.