Een laptop, goede wifi en een appartement in Spanje. Wat heeft een werknemer nog meer nodig om een paar weken vanuit het buitenland te werken?
Juridisch gezien: best veel.
Remote werken is inmiddels een vaste waarde op de arbeidsmarkt. Tegelijkertijd willen werknemers het begrip thuiswerken steeds ruimer uitleggen. Want als het werk toch achter een laptop gebeurt, waarom dan niet vanuit Frankrijk, Portugal of Italië?
In onze praktijk krijgen we dan ook steeds vaker vragen van werkgevers over werknemers die tijdelijk – of soms structureel – vanuit het buitenland willen werken. En hoewel een workation aantrekkelijk klinkt, is het juridisch niet altijd vakantie.
Een werknemer die drie weken vanuit zijn vakantieadres in Spanje wil werken, ziet waarschijnlijk weinig verschil met thuiswerken vanuit Den Haag. Zelfde werkgever, zelfde laptop, zelfde salaris.
Maar juridisch kan die andere werkplek wél verschil maken.
Zodra een werknemer vanuit het buitenland werkt, kunnen verschillende onderwerpen gaan spelen: arbeidsrecht, sociale zekerheid, belastingen, migratierecht, Arbo, privacy en zelfs fiscale verplichtingen voor de werkgever.
En nee: onder de 183 dagen blijven is geen juridisch vrijbriefje. De bekende 183-dagenregel is een fiscale regel over de verdeling van het heffingsrecht over arbeidsinkomen en kent bovendien verschillende voorwaarden.
Is in de arbeidsovereenkomst gekozen voor Nederlands recht? Dan blijft die rechtskeuze in beginsel gelden.
Maar daarmee ben je er niet altijd.
Op grond van de Rome I-Verordening kan een werknemer namelijk aanspraak houden op dwingende bescherming van het recht dat zonder de rechtskeuze van toepassing zou zijn. Daarbij speelt onder meer een rol vanuit welk land de werknemer gewoonlijk werkt.
Twee weken werken vanaf een vakantieadres zal het gewone werkland doorgaans niet veranderen. Maar bij langdurig of structureel werken vanuit het buitenland wordt dat een ander verhaal.
Kortom: hoe structureler het buitenlandse werkpatroon, hoe belangrijker de juridische check.
Ook voor de sociale zekerheid telt waar iemand feitelijk werkt.
Binnen de EU geldt als uitgangspunt dat een werknemer onder het socialezekerheidsstelsel van één lidstaat valt. Bij tijdelijk werken vanuit een ander EU-land kan de werknemer onder voorwaarden in Nederland verzekerd blijven. Daarvoor kan een A1-verklaring nodig zijn.
Bij structureel werken in meerdere landen gelden andere regels. Voor grensoverschrijdend telewerken bestaat bovendien tussen een aantal Europese landen een bijzondere regeling waardoor een werknemer onder voorwaarden in het socialezekerheidsstelsel van het land van de werkgever kan blijven wanneer minder dan 50% vanuit het woonland wordt gewerkt.
Het maakt dus juridisch nogal wat uit of iemand zegt:
“Ik werk volgende week vanuit Frankrijk.”
of:
“Vanaf nu werk ik iedere maandag en vrijdag vanuit mijn huis in België.”
Ook fiscaal bestaat helaas geen simpele workationregel.
De 183-dagenregel kan een rol spelen, maar is geen algemene toestemming om 182 dagen per jaar vanuit het buitenland te werken.
Bovendien verschillen belastingverdragen per land. Zo bestaat inmiddels voor grensoverschrijdend werken tussen Nederland en Duitsland een specifieke regeling waarbij onder voorwaarden maximaal 34 thuiswerkdagen fiscaal kunnen worden behandeld alsof in het gebruikelijke werkland is gewerkt.
Eén Europese standaardregel voor remote werken bestaat dus niet.
Bij langdurig of structureel werken vanuit het buitenland moet niet alleen naar de werknemer worden gekeken.
De aanwezigheid van een werknemer in een ander land kan onder omstandigheden ook fiscale verplichtingen voor de werkgever opleveren, bijvoorbeeld wanneer daar een vaste inrichting ontstaat.
Bij twee weken werken vanuit een Italiaans vakantiehuis zal dat niet snel het geval zijn. Maar bij een werknemer die permanent vanuit het buitenland werkt, daar klanten bedient of namens de werkgever overeenkomsten kan sluiten, verdient dit nadrukkelijk aandacht.
Ook de zorgplicht van de werkgever houdt niet op bij de Nederlandse grens. De werkgever blijft verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving.
Werkt iemand buiten de EER en heeft diegene toegang tot persoonsgegevens? Dan kan daarnaast de AVG om de hoek komen kijken.
En controleer ook de verzekeringen. Biedt de aansprakelijkheids- of verzuimverzekering bijvoorbeeld dekking wanneer de werknemer langdurig vanuit het buitenland werkt?
Voor EU-burgers die binnen de EU werken, levert dit meestal geen groot probleem op, al kunnen bij langer verblijf registratieverplichtingen gelden.
Bij werknemers met een andere nationaliteit is extra oplettendheid nodig. Een Nederlandse verblijfs- of werkvergunning betekent namelijk niet automatisch dat iemand ook vanuit Frankrijk, Spanje of een ander land mag werken.
Dus: eerst checken, dan toestemming geven.
Wat ons betreft niet.
De mogelijkheid om tijdelijk vanuit het buitenland te werken kan juist een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde zijn. Maar dan helpt het wel om vooraf duidelijke spelregels te hebben.
Denk bijvoorbeeld aan:
Zo hoeft HR niet bij ieder verzoek opnieuw het juridische wiel uit te vinden.
Remote werken over de grens kan vaak prima. Maar “het is maar voor een paar weken” is geen juridische analyse.
Hoe langer, vaker en structureler een werknemer vanuit het buitenland werkt, hoe groter de kans dat arbeidsrecht, sociale zekerheid, fiscaliteit, migratierecht of andere lokale regels een rol gaan spelen.
Een korte check vooraf kan dan een hoop gedoe achteraf voorkomen.
Wilt u weten of een werknemer tijdelijk of structureel vanuit het buitenland kan werken? Of wilt u voorkomen dat HR bij ieder verzoek opnieuw moet uitzoeken welke regels gelden?
Het internationale arbeidsrechtteam van De Clercq adviseert werkgevers regelmatig over grensoverschrijdend werken. Wij kunnen een concreet verzoek beoordelen, maar ook helpen bij het opstellen of actualiseren van een praktisch remote-working- of workationbeleid.
Heeft u vragen? Neem dan gerust contact op met Caroline Mehlem, advocaat Arbeid & Medezeggenschap, of met een van onze andere specialisten van het internationale arbeidsrechtteam.
Wil je elke maand een overzicht van updates en blogs in jouw mailbox? Klik dan hier om je in te schrijven voor de nieuwsbrief!
