Stappenplan reorganisatie

Dit blog bevat een stappenplan voor werkgevers waarin de spelregels voor een reorganisatie inzichtelijk zijn gemaakt, waarna een tweetal voorbeelden uit recente rechtspraak worden genoemd om te laten zien welke risico’s zich kunnen verwezenlijken als deze spelregels niet worden nageleefd.

In de voorbereidingsfase moet een duidelijk en concreet reorganisatieplan worden opgesteld, waarin onder meer het volgende is opgenomen:

• De redenen voor de reorganisatie (bijvoorbeeld financiële of organisatorische motieven).
• De gevolgen voor de werknemers (wijziging of krimp in functies).
• De wijze waarop de ondernemingsraad (OR) wordt betrokken.
• Een planning voor de uitvoering van de reorganisatie.
• Een communicatieplan.

Voor het vaststellen van de personele gevolgen moet een werkgever het volgende in kaart brengen:

• Gevolgen voor functies: welke functies blijven, wijzigen en/of krimpen?
  Uitwisselbare functies: Bepaal welke functies onderling uitwisselbaar zijn qua inhoud, niveau en beloning (objectief op functieniveau).
• Afspiegelingsbeginsel: Bepaal bij krimp van functies binnen de groep uitwisselbare functies wie voor ontslag in aanmerking komt door toepassing van het afspiegelingsbeginsel. Afwijking van het afspiegelingsbeginsel is bij uitzondering mogelijk, bijvoorbeeld als een werknemer onmisbaar is.
• Herplaatsingsmogelijkheden: Onderzoek of werknemers kunnen worden herplaatst in een passende functie, indien mogelijk met behulp van scholing. Een functie is passend als deze aansluit bij de opleiding, ervaring en kwaliteiten van de werknemer.

De uitgewerkte personele gevolgen vormen onderdeel van het reorganisatieplan én de adviesaanvraag voor de ondernemingsraad.

Bij collectief ontslag (≥ 20 werknemers binnen 3 maanden binnen een werkgebied) moet tijdig melding worden gedaan bij de vakbonden en het UWV. Na de melding geldt een wachttijd van één maand voordat ontslag kan plaatsvinden.

De ondernemingsraad moet tijdig advies worden gevraagd over belangrijke organisatorische wijzigingen (art. 25 WOR). een reorganisatie valt hieronder. Het advies van de ondernemingsraad moet van wezenlijke invloed zijn op het reorganisatiebesluit. Het niet naleven van dit adviesrecht kan leiden beroep bij de Ondernemingskamer en uiteindelijk tot intrekking van het reorganisatiebesluit en/of een afwijzing van de ontslagaanvraag door het UWV.

Er kunnen afspraken met de ondernemingsraad of betrokken vakbonden worden gemaakt over hoe de gevolgen voor de getroffen werknemers worden opgevangen (herplaatsingsprocedure, ontslagvergoeding, outplacement etc.). Deze afspraken worden vastgelegd in een sociaal plan.

Voordat werknemers worden geïnformeerd over het vervallen van hun functie, kan een voorlopige ontslagaanvraag bij het UWV worden ingediend. Dit voorkomt dat het opzegverbod bij ziekte een ontslag in de weg staat. UWV verleent vervolgens doorgaans een uitstel van 14 dagen om tot een schikking te komen met de werknemer.

Wanneer werknemers die voor ontslag in aanmerking komen niet herplaatst kunnen worden, kan de arbeidsovereenkomst op verschillende manieren worden beëindigd:

• UWV: Het uitgangspunt is dat bij het UWV een ontslagvergunning wordt gevraagd voor opzegging wegens bedrijfseconomische redenen. Als werkgever dien je dan bij het UWV aan te tonen dat er sprake is van een bedrijfseconomische noodzaak voor ontslag, dat de juiste ontslagvolgorde is toegepast en dat herplaatsing voldoende is onderzocht.
• Vaststellingsovereenkomst: In de praktijk wordt een schikking vaak bereikt in de vorm van een vaststellingsovereenkomst waarin afspraken worden vastgelegd over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst (conform het sociaal plan).

Een reorganisatie vraagt om zorgvuldige voorbereiding en nauwkeurige naleving van de spelregels. Gebeurt dit niet, dan kan dit aanzienlijke juridische en financiële risico’s hebben voor de organisatie.

Zo kan het UWV een ontslagvergunning weigeren, waardoor er geen toestemming bestaat om de arbeidsovereenkomst op te zeggen en de werknemer in dienst blijft. In dat geval kan de werkgever de kantonrechter verzoeken om de arbeidsovereenkomst te ontbinden wegens bedrijfseconomische redenen, dan wel een andere grond, bijvoorbeeld wegens een ernstig en duurzaam verstoorde arbeidsverhouding.

Indien de kantonrechter (of in hoger beroep het gerechtshof) de arbeidsovereenkomst ontbindt wegens een verstoorde arbeidsverhouding, maar vaststelt dat dit in hoofdzaak is veroorzaakt door de werkgever, dan kan mogelijk een billijke vergoeding aan de werknemer worden toegekend. Een illustratief voorbeeld hiervan is de uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam d.d. 8 juli 2025. In deze uitspraak werd geoordeeld dat ING onvoldoende herplaatsingsinspanningen heeft verricht en daardoor de verhoudingen tussen ING en de werknemer ernstig verstoord raakten. Dit wordt ING toegerekend in de vorm van ernstige verwijtbaarheid, hetgeen leidde tot toekenning van een billijke vergoeding van € 220.000,- aan de werknemer.

Het kan ook voorkomen dat een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst wordt afgewezen omdat de bedrijfseconomische noodzaak van de reorganisatie onvoldoende is aangetoond (en een voldragen ontslaggrond ontbreekt). Dit deed zich voor in de zaak van het Gerechtshof Amsterdam ook van 8 juli 2025. Crocs had in deze zaak als werkgever niet voldoende onderbouwd en aangetoond dat de reorganisatie noodzakelijk was voor een doelmatige bedrijfsvoering. De arbeidsovereenkomst bleef dan ook in stand en voor eventuele schade werd verwezen naar een schadestaatprocedure.

Deze twee zaken laten zien dat het van groot belang is om de spelregels voor een reorganisatie zorgvuldig te volgen. Een goede onderbouwing is nodig om tot een beëindiging van een arbeidsovereenkomst te komen zowel ten aanzien van de reden van de reorganisatie als de herplaatsingsmogelijkheden. Blijf je ingebreke als werkgever? Dan kan dat een kostbare aangelegenheid worden.

Neem voor vragen contact op met Renate Vink-Dijkstra, partner & advocaat Arbeid, Medezeggenschap & Mediation.

Deze blog is geschreven voor HERO.

Wilt u elke maand een overzicht van updates en blogs in uw mailbox? Schrijf u dan in voor onze nieuwsbrief!