Wijziging medezeggenschapsstructuur: Stappenplan voor de instelling van een Gemeenschappelijke Ondernemingsraad

Tegenwoordig zijn organisaties en ondernemingen, met name internationale concerns, complexer dan vroeger. Dat betekent dat ondernemers in de zin van de WOR goed moeten nadenken over de inrichting van hun medezeggenschapsstructuur. Dat is vaak een ingewikkelde puzzel. In de wet (de WOR) zijn een aantal bepalingen opgenomen die zien op de verschillende medezeggenschapsorganen, zoals de personeelsvertegenwoordiging (PVT art. 35c WOR), de OR, de COR (art. art. 33 lid 3 WOR), de groepsondernemingsraad (GOR, art. 33 lid 2 WOR), de GemOR (art. 3 WOR), de commissies (art. 15 WOR) en niet te vergeten de Europese Ondernemingsraad (EOR). In de WOR is echter niet geregeld wanneer welke medezeggenschapsstructuur (hierna: “MZ-structuur”) van toepassing is. Uit de wetsgeschiedenis volgt dat de ondernemer zelf kan beoordelen of de instelling van een GemOR bevorderlijk is voor een goede toepassing van de WOR, zodat sprake is van maatwerk. Daarbij moet de ondernemer, die  primair verantwoordelijk is voor het inrichten van de MZ-structuur, wel een aantal spelregels in acht nemen:

• Medezeggenschap volgt de zeggenschap. De uitoefening van de medezeggenschapsrechten moet plaatsvinden op het niveau waarop in overwegende mate de zeggenschap over de ondernemingen wordt uitgeoefend omdat dit het meest doelmatig is.
• De gekozen MZ-structuur moet bevorderlijk zijn voor een goede toepassing van de WOR. Dit is onder meer afhankelijk van de samenhang in aard, structuur en management tussen de verschillende ondernemingen. De volgende aspecten spelen een rol bij de afweging tot eventuele instelling van een GemOR:
• Voeren de ondernemingen een gemeenschappelijk, financieel, strategisch en sociaal beleid? Met andere woorden: vertonen zij voldoende samenhang?
• Is de feitelijke en juridische zeggenschap daarover steeds in dezelfde handen (bij dezelfde (rechts-)persoon)?
   

De kantonrechter zal zich bij de beoordeling van een dergelijk besluit van de ondernemer tot instelling van een GemOR dan ook terughoudend moeten opstellen.

De kantonrechter Zaanstad heeft in een uitspraak van 15 april 2024 een mooi overzicht gegeven van de gezichtspunten, die bij de keuze voor een GemOR van belang zijn. Het betrof een zaak die was aangespannen door de OR AH e-Commerce, zijnde de OR van het in 2012 verzelfstandigde gelijknamige onderdeel van Albert Heijn. De OR e-Commerce zag niet nut en noodzaak in van de voorgestelde nieuwe MZ-structuur, waarbij een gemeenschappelijke OR voor Albert Heijn zou worden ingesteld en de OR e-Commerce zou worden opgeheven en opgaan in de OR Albert Heijn. Voor het bedrijfsonderdeel AH e-Commerce zou vervolgens een OC worden ingesteld.  De OR e-Commerce heeft de kantonrechter verzocht voor recht te verklaren dat de voorgestelde MZ-structuur niet bevorderlijk is voor een goede toepassing van de WOR en Albert Heijn te verplichten het besluit in te trekken en de bestaande MZ-structuur te handhaven. De kantonrechter wees de vorderingen van de OR af.  De kantonrechter motiveert zijn oordeel als volgt:

• De vraag is of het besluit bevorderlijk is voor een goede toepassing van de WOR en de medezeggenschap. Die vraag moet worden beantwoord aan de hand van de omstandigheden van het geval. Daarbij zijn de volgende aspecten van belang:
  • Vertonen de verschillende ondernemingen een zodanige samenhang in hun aard, structuur en management dat instelling van een GemOR gerechtvaardigd is?
  • De MZ-structuur moet zo veel mogelijk aansluiten bij de zeggenschapsstructuur ten aanzien van de betrokken ondernemingen.
• Dat zowel de feitelijke als juridische zeggenschap over AH e-Commerce en de fysieke supermarkten in de handen van Albert Heijn zijn gekomen, is een omstandigheid die eraan bijdraagt dat instelling van de GemOR gerechtvaardigd is.
• Deze omstandigheid brengt mee dat de ondernemingen samenhang vertonen in hun structuur en management.
• De ondernemingen waarvoor een GemOR is ingesteld hebben een gemeenschappelijk financieel, strategisch en sociaal beleid.
• Door de instelling van de GemOR volgt de medezeggenschap de zeggenschap.
• Dit alles rechtvaardigt volgens de kantonrechter de instelling van een GemOR.
   

Deze uitspraak van de kantonrechter verduidelijkt hoe art. 3 WOR inzake de instelling van een GemOR in de praktijk moet  worden toegepast en ligt in de lijn van de eerdere rechtspraak over dit onderwerp, waarbij de kantonrechter steeds slechts een marginale toets toepast en een zekere beoordelingsvrijheid van de ondernemer respecteert binnen de door de kantonrechter genoemde grenzen.

Het initiatief voor het wijzigen van de MZ-structuur kan zowel vanuit de medezeggenschap als vanuit de ondernemer komen. Voor het draagvlak is het van belang dat de ondernemer en de medezeggenschap dit traject gezamenlijk aanvliegen. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van het volgende stappenplan:

1. Is sprake van een onderneming (of ondernemingen) in de zin van de WOR?

De WOR draait immers om de definitie van het begrip onderneming.

2. Waar bevindt zich de zeggenschap in die onderneming(-en)?

• Breng de organisatiestructuur in kaart, zodat duidelijk wordt op welk niveau, door wie, welke besluiten worden genomen. Denk daarbij ook aan gevolmachtigden en gemandateerden.

3. Vertonen de verschillende ondernemingen een zodanige samenhang in hun aard, structuur en management dat instelling van een GemOR gerechtvaardigd zou zijn? Wordt in concernverband gekozen voor een overkoepelend medezeggenschapsorgaan dan kan worden gekozen voor de instelling van een COR (voor alle ondernemingen) of een GOR (voor een deel van de ondernemingen). De COR/GOR behandelt alleen die zaken die van gemeenschappelijk belang zijn voor alle of voor een meerderheid van de ondernemingen en die niet afzonderlijk  door de onderliggende ondernemingsraden kunnen worden behandeld. Bij de GemOR is geen sprake van een overkoepelend medezeggenschapsorgaan maar van een gemeenschappelijke ondernemingsraad voor verschillende nauw met elkaar verbonden en verweven ondernemingen waar geen ondernemingsraden zijn ingesteld. Als deze wel waren ingesteld, worden deze door de instelling van een GemOR als het ware samengevoegd. Voor de verschillende ondernemingen kunnen vervolgens na instelling van de GemOR verschillende OC’s worden ingesteld. Een OC behandelt vervolgens de aangelegenheden die betrekking hebben op het specifieke onderdeel waarvoor zij is ingesteld. Anders dan de OR is zij echter niet bevoegd tot het zelfstandig voeren van rechtsgedingen.

4. Wat is de toegevoegde waarde van de GemOR?

• Hoeft de bestuurder niet (meer) op verschillende tafels te schaken?
• Wordt de kwaliteit van de medezeggenschap verbeterd doordat een besluit (op centraal niveau) meer in samenhang kan worden beoordeeld?
• Sluit de medezeggenschapsstructuur zo veel mogelijk aan bij de zeggenschapsstructuur van de betrokken ondernemingen?

5. Bespreek hoe de zetelverdeling in de GemOR eruit zal zien. Uitgangspunt is dat de representativiteit geborgd moet zijn.  Zal bijvoorbeeld sprake zijn van geoormerkte zetels? Geoormerkte zetels zijn voorbestemd voor bepaalde groepen medewerkers, onderdelen of vestigingen. De GemOR bepaalt dan in zijn reglement of en zo ja, welke groepen medewerkers, onderdelen of vestigingen een of meer geoormerkte zetels krijgen.

6. Bespreek nu alvast of de GemOR voornemens is om (onderdeel)commissies in te stellen die de medezeggenschap op decentraal niveau regelen. Met de instelling van een (onderdeel)commissie kan de medezeggenschap worden geborgd ten aanzien van kwesties die bij een specifiek onderdeel spelen. Ook kan via de (onderdeel)commissies input en expertise worden opgehaald ten aanzien van besluitvorming op centraal niveau.

7. Zorg voor draagvlak voor de nieuwe MZ-structuur bij de medewerkers. Dit zal er ook toe leiden dat men zich kandidaat zal willen stellen bij de komende verkiezingen.

8. Bekijk hoe het zit met de zittingstermijnen van de zittende leden in reeds bestaande medezeggenschapsorganen.

9. Stel alvast een nieuw voorlopig reglement op en, als sprake zal zijn van OC’s, instellingsbesluiten.

10. Schrijf verkiezingen uit.

11. Een MZ-structuur is niet in beton gegoten. Inventariseer na een periode van bijvoorbeeld een jaar na de instelling van de GemOR of deze nog voldoet aan de hiervoor gestelde uitgangspunten en bevorderlijk is voor een goede medezeggenschap binnen de onderneming.

12. Kunnen we dit zelf of schakelen we een externe deskundige in?

Het draait in dit stappenplan om de vraag welke MZ-structuur het beste past bij de zeggenschapsstructuur van de berokken ondernemingen, waarbij voor de eventuele instelling van de GemOR cruciaal is of ondernemingen een zodanige samenhang in hun aard, structuur en management vertonen dat instelling van een GemOR gerechtvaardigd zou zijn ter bevordering van een goede medezeggenschap. Gezamenlijke evaluatie daarvan na een daartoe vooraf afgesproken periode is altijd een goed idee, zodat de goede medezeggenschap binnen de onderneming gewaarborgd blijft.

Hulp nodig bij het bepalen of een GemOR bevorderlijk is voor de goede medezeggenschap of meer algemeen bij het bepalen en implementeren van een passende MZ-structuur, of heb je andere  vragen over medezeggenschap? Neem dan contact op met ons!