WMCZ deel II: Medezeggenschapsregeling versus Huishoudelijk reglement

In de praktijk is de medezeggenschapsregeling geen onbekende regeling. Veel bestuurders en cliëntenraden hebben op basis van de huidige wetgeving al een medezeggenschapsregeling gesloten, waarin onder andere de samenstelling en de werkwijze van de cliëntenraad worden gereguleerd. Onder de WMCZ worden een aantal nieuwe regelingen geïntroduceerd. Er lijkt onderscheid te ontstaan tussen:

1. Het instellingsbesluit van het bestuur: het bestuur van de zorginstelling regelt hierin de wijze waarop de medezeggenschap wordt ingericht;
2. De samenwerkingsovereenkomst: de werkafspraken tussen bestuur en cliëntenra(a)d(en) worden hierin opgenomen; en
3. Het huishoudelijk reglement: de cliëntenraad beschrijft hierin de interne werkwijze.

Met de introductie van deze verschillende regelingen lijkt de medezeggenschapregeling feitelijk te worden opgesplitst in:

• Regels die zien op de samenwerking tussen het bestuur en de cliëntenraad: die worden opgenomen in de nieuwe medezeggenschapsregeling; en
• Interne regels van de cliëntenraad: die worden opgenomen in het huishoudelijk reglement.

Dit vereist aanpassing van de huidige medezeggenschapsregelingen!

Wij verwachten dat de regelingen die in het huishoudelijk reglement thuis horen uit de huidige medezeggenschapsregelingen worden gehaald. Is dit voldoende? Nee!

Op grond van de WMCZ moet de medezeggenschapsregeling worden uitgebreid en ook regels bevatten ten aanzien van:

• Informatieverstrekking aan de cliëntenraad (op begrijpelijke wijze);
• De verdeling van taken en bevoegdheden bij meerdere cliëntenraden en/of een centrale cliëntenraad;
• De wijze waarop de cliëntenraad wordt betrokken bij besluiten over: wijziging van de doelstelling of grondslag van de instelling; fusie of duurzame samenwerking; overdracht van de zeggenschap of onderdeel daarvan; ingrijpende verbouwing, nieuwbouw of verhuizing van een instelling waar cliënten langer dan een half jaar verblijven en de selectie en benoeming van personen die leidinggeven aan zorgverleners indien het gaat om een instelling waar cliënten langer dan een half jaar verblijven.

Ten aanzien van de uiteindelijke besluiten over deze laatste onderwerpen heeft de cliëntenraad zelfs een adviesrecht. In een volgend blog zullen wij dit adviesrecht nader toelichten.

Naast de medezeggenschapsregeling komt dus een huishoudelijk regelement. De cliëntenraad moet zelf een huishoudelijk reglement opstellen, waarin zij haar interne zaken regelt. Denk daarbij aan onderwerpen als:

• Werkwijze van de cliëntenraad;
• Mogelijkheden vertegenwoordiging cliëntenraad in/buiten rechte;
• Contact achterban – op welke wijze worden de wensen en behoeften van cliënten en vertegenwoordigers geïnventariseerd;
• Wijze van informeren van cliënten en vertegenwoordigers over werkzaamheden en resultaten.

In de huidige medezeggenschapsregelingen zijn vaak al bepalingen en regels opgenomen over faciliteiten waarvan cliëntenraden gebruik kunnen maken. Onder huidig recht beperkt deze verplichting zich dit tot de materiële middelen van de instelling die aan de cliëntenraad ter beschikking kunnen worden gesteld.

De WMCZ biedt straks een ruimere wettelijke basis voor faciliteiten. Uitgangspunt is dat de cliëntenraad gebruik mag maken van de voorzieningen die zij voor de vervulling van de werkzaamheden redelijkerwijs nodig heeft. Het is verstandig dit te concretiseren en daarover afspraken te maken. Deze afspraken kunnen ook onderdeel uitmaken van de medezeggenschapsregeling.

Dat geldt ook ten aanzien van kosten die de cliëntenraad voor de vervulling van de werkzaamheden redelijkerwijs nodig heeft. Tot de kosten behoren onder meer kosten voor:

• scholing;
• onafhankelijke ondersteuning; en
• het voorleggen van een geschil aan commissie vertrouwenslieden.

Daarnaast dient de instelling de kosten te vergoeden voor eventuele gerechtelijke procedures. Een belangrijke voorwaarde voor vergoeding van deze kosten is wel dat het bestuur hierover tijdig tevoren is geïnformeerd. In onderling overleg kunnen met de cliëntenraad afspraken worden gemaakt over een jaarbudget.

De wetgever heeft met deze uitbreiding de faciliteiten van de cliëntenraad meer op één lijn willen brengen met de faciliteiten die een ondernemingsraad op grond van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) ter beschikking (moeten) worden gesteld. Voor een nadere toelichting en een antwoord op de vraag of en in hoeverre een jaarbudget wenselijk is, wordt verwezen naar: “OR: Hoe zit het met faciliteiten en kosten?".

Alle medezeggenschapsregelingen zullen moeten worden aangepast aan de nieuwe wettelijke situatie. Dit vereist voorbereiding en inzicht in de huidige regelingen. Een aantal praktische tips:

• Bestudeer de huidige medezeggenschapsregeling(en);
• Actualiseer de medezeggenschapsregeling(en) aan de hand van de WMCZ 2018;
• Stel een huishoudelijk reglement cliëntenraad op en kijk daarbij goed welke onderwerpen in de medezeggenschapsregeling horen en welke in het huishoudelijk reglement;
• Is de taakverdeling tussen lokale en centrale cliëntenraad goed geregeld?
• Worden de cliënten en vertegenwoordigers goed op de hoogte gehouden?
• Inventariseer welke faciliteiten de cliëntenraad nodig heeft;
• Maak afspraken over de faciliteiten;
• Maak afspraken over het vergoeden van kosten;
• Onderzoek de wens van een jaarbudget.

Aan de hand van deze tips kunnen gezamenlijk afspraken worden gemaakt over de samenwerking tussen bestuurder en cliëntenraad!

Voor vragen over de WMCZ kunt u natuurlijk ook altijd contact opnemen.

Renate Vink-Dijkstra, advocaat Arbeid, Medezeggenschap & Pensioen