Beloningsbeleid herzien na functieherwaardering: wat zijn de spelregels?

Beloning (en beloningsbeleid) kwalificeert als arbeidsvoorwaarde. En arbeidsvoorwaarden kunnen niet eenzijdig worden gewijzigd, tenzij aan strikte voorwaarden is voldaan.

In hoofdlijnen zijn er drie routes om tot wijziging te komen:

1. Instemming van de werknemer
   De meest zuivere route is het verkrijgen van individuele instemming van de werknemer. Dat vraagt om transparante communicatie over de aanleiding, de onderbouwing van de wijziging en de gevolgen voor de werknemer.
2. Eenzijdig wijzigingsbeding
   Als in de arbeidsovereenkomst een schriftelijk eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen, kan de werkgever onder omstandigheden eenzijdig een wijziging doorvoeren. Daarvoor geldt wel dat sprake moet zijn van een zodanig zwaarwichtig bedrijfsbelang dat het belang van de werknemer daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Die lat ligt hoog.
3. Wijzigen zonder wijzigingsbeding
   Ontbreekt een eenzijdig wijzigingsbeding, dan kan wijziging alleen als de werkgever op grond van goed werkgeverschap een redelijk voorstel aan de werknemer doet dat verband houdt met gewijzigde omstandigheden en in redelijkheid van de werknemer kan worden gevergd. Ook dit is sterk casuïstisch.

In onze blog “Moderne Arbeidsvoorwaarden: (4) Wijzigen van arbeidsvoorwaarden” wordt nader ingegaan op de mogelijkheden om arbeidsvoorwaarden te wijzigen.

Belangrijk bij een eenzijdige wijziging (bovengenoemde opties 2 en 3) in het kader van het beloningsbeleid is dat het terugzetten van medewerkers in een lagere functieschaal onder omstandigheden mogelijk is, mits zorgvuldig onderbouwd en doorgevoerd. Het verlagen van het feitelijk overeengekomen salaris ligt echter juridisch aanzienlijk gevoeliger. Het loon als zodanig mag in beginsel niet worden verlaagd. In de praktijk wordt daarom vaak gewerkt met overgangsregelingen of persoonlijke toeslagen, waarmee de gevolgen voor medewerkers die erop achteruitgaan worden verzacht. Hierbij dient wel rekening gehouden te worden met de verhoudingen tussen de huidige en eventuele nieuwe medewerkers.

Naast het individuele arbeidsrecht speelt het medezeggenschapsrecht een belangrijke rol. De ondernemingsraad heeft op grond van Wet op de ondernemingsraden (WOR) een instemmingsrecht bij vaststelling, wijziging of intrekking van regelingen op het gebied van belonings- en functiewaarderingssystemen.

Dat betekent dat een herijking van het functiehuis of een aanpassing van het beloningsbeleid in veel gevallen niet kan worden doorgevoerd zonder instemming van de ondernemingsraad. Tijdige en zorgvuldige betrokkenheid van de medezeggenschap voorkomt vertraging, weerstand en juridische procedures. Bovendien is betrokkenheid van de medezeggenschap belangrijk voor het creëren van draagvlak en de instemming van de ondernemingsraad kan zelfs positief bijdragen bij het eenzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden door de werkgever.

Een herijking van het beloningsbeleid kan direct raken aan de portemonnee van medewerkers en daarmee aan de kern van de arbeidsrelatie. Dat maakt dit traject juridisch én organisatorisch gevoelig. Het is daarom van belang zorgvuldigheid te betrachten bij dergelijke trajecten en dit goed voor te bereiden. Het verdient aanbeveling helder en consistent de aanleiding, de systematiek en de gevolgen van een wijziging van het beloningsbeleid aan werknemers te communiceren.

De juridische mogelijkheden om eenzijdig wijzigingen door te voeren bestaan, maar zijn begrensd. Een generieke oplossing bestaat niet: per organisatie zal moeten worden beoordeeld wat haalbaar en verdedigbaar is. Een zorgvuldige voorbereiding voorkomt discussie achteraf.

Heeft u vragen over het herijken en aanpassen van uw functie- en/of beloningsbeleid? Neem dan contact op met Thomas Catersels of één van onze andere specialisten binnen het team Arbeid, Medezeggenschap & Mediation! 

Wilt u elke maand een overzicht van updates en blogs in uw mailbox? Klik dan hier om u in te schrijven voor de nieuwsbrief!